Meetings op 1,5 meter afstand? Ontdek het nieuwe samenkomen
Deel deze paginaZelfs doorgewinterde eventplanners en ervaren boekers staan voor een nieuwe uitdaging. Want hoe organiseer je een zakelijke bijeenkomst die veilig én effectief is? Hoe kan je de samenwerking stimuleren als niet iedereen in dezelfde ruimte kan zijn? En hoe zorg je dat deelnemers het beste uit de bijeenkomst kunnen halen? Bilderberg heeft haar kennis gebundeld en denkt met je mee vanuit nieuwe mogelijkheden.
Een nieuwe manier van samenkomen
Meer dan ooit beseffen we wat de kracht van verbinding is. Juist nu. Samenkomen om nieuwe plannen te maken, ideeën uit te wisselen, te leren of te vieren. Bilderberg laat je graag zien hoe je ook op afstand samen kan komen. Dat gaat verder dan onze strikte hygiëne, slimme looproutes of ruimer opgezette meetingruimtes.
Uiteraard heeft Bilderberg haar hotels aangepast om aan de nieuwe normen met betrekking tot de anderhalve meter afstand te voldoen. En ze doet meer. Zo bieden wij oplossingen voor hybride events en de inzet van meerdere locaties. Onze unieke buitenlocaties bieden ruimte aan grotere gezelschappen en onze inspirerende activiteiten brengen zelfs op afstand verbinding.
Veilig en vertrouwd vergaderen
De zekerheid dat het met de hygiëne, afstand en veiligheid goed geregeld is, is een prettige gedachte. Daarom heeft Bilderberg in haar locaties de volgende aanpassingen doorgevoerd:
- Openbare ruimtes worden meerdere keren per dag schoongemaakt, met extra aandacht voor oppervlaktes die regelmatig worden aangeraakt;
- We hebben onze medewerkers getraind en zijn alert op de gezondheid van onze gasten en medewerkers;
- Wij vragen iedereen regelmatig de handen te wassen en gebruik te maken van de desinfecterende handgel, welke op diverse punten in het hotel klaarstaat;
- Er zijn looproutes in onze hotels aangebracht en onze vergaderruimtes en restaurants zijn ruimer opgesteld, zodat er voldoende afstand bewaard kan worden;
- Onze eetmomenten bieden we aan in de vorm van een gezonde lunch to go of een geserveerde lunch wanneer een buffet niet mogelijk is;
- Al onze hotels beschikken over ventilatiesystemen die ingesteld zijn op buitenluchtaanzuiging. Dit betekent dat er alleen verse lucht binnenkomt, er wordt geen hergebruik gemaakt van de in de ruimtes aanwezige lucht. Per uur worden onze volledige ruimtes 3 tot 5 maal voorzien van vers gezuiverde buitenlucht, deze lucht wordt uiteraard extra gefilterd door de filters aanwezig in de luchtbehandelingssystemen.
Onze oplossingen voor meetings
Voor vergaderingen en meetings met groepen tot 20 personen verandert er in de praktijk vaak weinig. Op de meeste locaties van Bilderberg zijn vergaderruimtes beschikbaar waar het mogelijk is om samen voldoende afstand te bewaren. Is dit niet mogelijk? Dan kijken we naar oplossingen, zoals de inzet van meerdere ruimtes of videoverbindingen. Lunchen en dineren is mogelijk in ons restaurant. Ook hebben we een selectie aan groepsactiviteiten die goed op afstand plaats kunnen vinden.
Onze oplossingen voor events
Bijeenkomen mag weer zonder beperking van het aantal personen, mits er voldoende afstand gehouden kan worden. Onze unieke buitenlocaties waren al populair vanwege de sfeer en mogelijkheden die zij bieden, en daar komt nu een extra voordeel bij. De vaak ruim opgezette locaties bieden namelijk volop mogelijkheden om op afstand grotere groepen mensen te verwelkomen. Ook events zijn dus mogelijk bij Bilderberg! Daarbij denken we graag in oplossingen, zoals de inzet van meerdere ruimtes of locaties, videoverbindingen en slimme catering, zodat niemand elkaar in de weg loopt.
Eten als moment van verbinding
Samen eten brengt verbinding en nieuwe energie. Juist de eetmomenten verdienen daarom de aandacht. Samen kijken we naar wat wel kan. Bijvoorbeeld door de lunch buiten te serveren of een buffet veilig en verantwoord in te richten. We koken nog steeds met lokale producten en we kiezen voor duurzaam waar mogelijk. Ook houden we rekening met een lage voedselverspilling. We zijn immers niet voor niets winnaar van de Food Waste Challenge in 2019!
Hybride events
Een hybride event is een combinatie van een fysieke en een online bijeenkomst. Een perfecte oplossing wanneer een deel van de deelnemers het event vanuit huis volgt. Maar ook om meerdere ruimtes/locaties met elkaar te verbinden of om extra interactie toe te voegen. We werken hiervoor samen met professionele partners voor perfect werkende techniek.
Vergaderruimte nodig? Ga naar buiten
Onze hotels zijn gelegen op de meest inspirerende plekken. Ons advies: maak hier zeker gebruik van! Buiten zijn er minder beperkingen en is het eenvoudiger om ook met grotere gezelschappen afstand te bewaren. En niet alleen dat; buiten vind je de inspiratie en de beleving die een meeting juist nu goed kan gebruiken. Vergader bijvoorbeeld buiten op de Buitenplaats van Résidence Groot Heideborgh in Garderen, op het gazon voor Hotel De Bilderberg in Oosterbeek, in de stadstuin van het Parkhotel in Rotterdam of ga voor een picknick op het prachtige landgoed van Kasteel Vaalsbroek.
Beleving blijft belangrijk
Bij het organiseren van meetings op afstand wordt het creëren van beleving en verbinding nog belangrijker. Onze tip? Geef aandacht aan de start van je meeting, zodat iedereen zich op zijn gemak voelt. Zeker wanneer je de bijeenkomst over meerdere ruimtes verdeelt of deelnemers de bijeenkomst ook online kunnen volgen, is een energieke en verbindende host belangrijk. Benut daarnaast de ruimte en mogelijkheden van buiten. Bijvoorbeeld om meer beleving in de eetmomenten te brengen, zodat deelnemers met elkaar kunnen ontspannen en verbinden. Of kies voor een activiteit waarbij het goed mogelijk is om afstand te bewaren, zoals een workshop schapendrijven of een spel Bubble ball.
VIRTUELE RONDLEIDING - Bezoek onze locaties waar je ook bent
Nieuwsgierig naar onze locaties? Ervaar het tijdens een virtuele rondleiding! Onze Event regisseurs staan voor je klaar om je online rond te leiden in onze hotels. Maak een persoonlijke afspraak op een moment dat het jou uitkomt. Dan bespreken we gelijk de mogelijkheden voor jouw event. Ook vertellen we je dan graag over onze flexibele annuleringsvoorwaarden.
“Ook nu heeft Bilderberg als doel om iedere bijeenkomst van begin tot eind bijzonder te maken. Alleen samen zorgen wij voor een veilige omgeving, waarbij elkaar ontmoeten centraal staat en er ruimte is voor plezier en verbinding."
