#1 Bespaar typetijd

Hoe vaak schrijf je niet (bijna) dezelfde mails en teksten? Dezelfde aanhef, dezelfde inhoud, dezelfde afsluiting... Dat is nergens voor nodig! Je kunt het jezelf zóveel gemakkelijker maken. Volgens Daniëlle is één van de slimste digitale hacks het gebruik van shortcodes. Daarmee bespaar je zeeën aan typetijd.

Een shortcode is een korte code of afkorting die je gebruikt om langere stukken tekst op te roepen. Het implementeren van shortcodes doe je met behulp van een programma als TextExpander. Het is heel simpel: in het programma maak je je eigen shortcodes aan, bijvoorbeeld een combinatie van letters en tekens. Type je voortaan een shortcode in je mail of document dan verschijnt de tekst die je aan de code hebt gekoppeld. Dit kunnen korte zinnen zijn, maar ook grote lappen tekst. In het begin is het even oefenen met de codes, maar voor je het weet heb je het onder de knie. En dan: tel uit je tijdswinst!

Daniëlle: “Dit is de eerste hack die ik zelf ontdekte. Het bespaarde me al snel zo’n acht uur typetijd per week! Door deze lifechanging vondst was mijn interesse in digitale hacks gewekt en besloot ik mijn ontdekkingen met de rest van de wereld te delen.”

#2 Maak mailen niet te ingewikkeld

Heb je ook altijd een (over)volle inbox en raak je daardoor soms het overzicht kwijt? Er zijn heel wat manieren om je mailwerkzaamheden overzichtelijker (en sneller!) te organiseren. Een paar tips:

• Gebruik geen kleuren of vlaggen of ‘markeren als ongelezen’, dat kost alleen maar tijd. Hou het zo simpel mogelijk.
• Zet je meldingen uit. Of sluit zelfs je gehele outlook af. Daardoor voorkom je dat, iedere keer wanneer je een mail krijgt, je de behoefte voelt om er meteen mee aan de slag te gaan. Het kost je namelijk gemiddeld één minuut om je concentratie weer terug te krijgen. Bekijk dus je mailbox op vaste momenten en reserveer tijd om mails te beantwoorden en te archiveren.
• Bewaar in je inbox alleen mails waar je vandaag nog iets mee moet. Archiveer je mails in submappen. Nog handiger: laat inkomende mails automatisch in de juiste submap terechtkomen, bijvoorbeeld CC mails. Dit kun je instellen via outlook. Je bekijkt de mails pas op het moment dat het jou uitkomt.

Daniëlle: “Veel mensen proberen orde te scheppen in hun inbox door kleuren of vlaggen toe te voegen aan hun mails. Maar dat kost tijd en het werkt ook niet echt. Ik laat liever de techniek voor me werken. Laat geautomatiseerde emails bijvoorbeeld in een aparte map binnenkomen of start outlook op met je agenda in plaats van je inbox. Je kunt heel veel dingen automatisch instellen. In het begin kost het wat extra tijd om te ontdekken hoe het werkt. Maar echt, die moeite krijg je dubbel en dwars terugbetaald. Als je outlook - en andere programma’s - eenmaal doorhebt, scheelt je dat uren aan werk. Per week! Laat staan per jaar!”

#3 Van to-do-list naar Todoist

Als je niet zo’n gestructureerd persoon bent, zoals Daniëlle, dan helpt zelfs een to-do-list vaak niet. Daniëlle werkt bijvoorbeeld voor verschillende opdrachtgevers, waarbij opdrachten en werkzaamheden nogal eens door elkaar lopen. Zie dan nog maar de hoofdzaken van de bijzaken te onderscheiden. Daniëlle: “Met één of twee opdrachtgevers ging het nog wel, maar toen ik voor vier bedrijven werkte, sloeg de stressvlam weleens in de pan. Gelukkig heb ik de perfecte oplossing gevonden: Todoist. Dit programma is mijn lifesaver!”

Todoist is een programma dat je kunt installeren op je telefoon én je laptop én je browser. Je hebt dus te allen tijde een goed overzicht van je werkzaamheden. Met een sneltoets kun je meteen een taak toevoegen, met de juiste data en namen erbij. Je kunt Todoist verbinden met je agenda, je stem assistent, je email en tientallen andere tools. Daniëlle: “Ik heb ook wel gewerkt met programma’s als Trello en Asana, maar Todoist steekt er met kop en schouders bovenuit. Je kunt zelfs een screenshot van je telefoon in Todoist laden. Het enige wat je hoeft te doen is de foto uploaden, erbij zetten wat er moet gebeuren en wanneer en dan krijg je vanzelf een reminder. En, ook handig, je kunt er heel makkelijk in samenwerken, gewoon door personen te taggen. Kortom, Todoist zorgt ervoor dat je alles, zowel privé als qua werk, goed onder controle kunt houden.”

#4 Uitlegvideo’s

Een hele handige tool, met name bij indiensttreding van nieuwe collega’s, zijn uitlegvideo’s. Als onderneming wil je je nieuwe werknemers alle informatie geven die ze nodig hebben om je bedrijf en de werkzaamheden te leren kennen. Je kunt je voorstellen dat je tijdens persoonlijke gesprekken met, of speciale trainingen voor nieuwkomers steeds hetzelfde verhaal moet vertellen. En dat je steeds weer moet uitleggen hoe bepaalde programma’s werken… Dat kost veel tijd en laten we eerlijk zijn, leuk is het op een gegeven moment ook niet meer.

Daniëlle: “In een uitlegvideo kun je precies hetzelfde verhaal vertellen. Sterker nog: je kunt het beter vertellen. In een video kun je stap voor stap uitleggen hoe het bedrijf in elkaar zit en hoe bepaalde programma’s en processen werken. Maak de uitleg compleet door een schermopname toe te voegen, dat is een screenshot in videovorm van je beeldscherm. Je hoeft de video maar één keer op te nemen en voilà, daarna kun je het honderden keren gebruiken. Niet alleen intern, maar bijvoorbeeld ook voor klanten. Dus de volgende keer dat er een handleiding of stappenplan gemaakt moet worden; maak eens een ‘how to’ video en iedereen is op de hoogte.”

#5 Kijk kritisch naar je huidige werkwijze

In veel bedrijven en bij veel werknemers en ZZP-ers sluipt het er in: ingewikkelde werkstromen. Daniëlle: “Ga eens na hoe je bepaalde taken doet, hoe bepaalde processen in elkaar zitten. En bedenk: is het nodig dat we dit nog zo doen of kunnen er misschien een paar stappen tussenuit? Mensen zeggen vaak: ‘We doen het altijd zo, dus het zal wel goed zijn’. Als mensen dat zeggen gaan bij mij juist de alarmbellen rinkelen. Dat betekent namelijk dat ze hun processen al eeuwen niet meer onder de loep genomen hebben. En dat moet je dus wel doen! Soms is het helemaal niet nodig om een vergadering in te plannen en red je het ook met een paar telefoontjes. Mijn advies is: denk na bij alles wat je doet en bedenk welke stappen overbodig zijn of anders kunnen. Kortom: hou het simpel en maak het jezelf zo gemakkelijk mogelijk.”

BONUSTIP

Volg Daniëlle op Instagram of TikTok voor nog meer hacks. De techniek staat nooit stil en deze Chillionaire zal er alles aan blijven doen om efficiënt te blijven werken.