Een onvergetelijke meeting, ook op afstand

Alle informatie voor een waardevolle en persoonlijke meeting of event

Al jarenlang is Bilderberg de plek om samen te komen. Voor een vergadering, een training of een mooi event. En dat zijn we nog steeds, maar wel met de nodige aanpassingen. Op deze pagina vind je alle informatie over het organiseren van een meeting of event binnen de huidige maatregelen.

Concreet weten wat dit voor jouw bijeenkomst betekend?
Neem contact met ons op. We helpen je graag verder. 

  • Het organiseren van een noodzakelijke bijeenkomst blijft mogelijk;
  • Het restaurant is gesloten, maar Take-Away is mogelijk;
  • Eten en drinken kan op de hotelkamer of tijdens een mooie pauzewandeling;
  • Faciliteiten zoals fitness en zwembad zijn voorlopig gesloten;
  • We houden ons aan de maatregelen zoals het dragen van een mondkapje, afstand houden en meer.
  • VOORWAARDEN

    • Passende annuleringsvoorwaarden voor iedere bijeenkomst
  • RUIMTE

    • In en om onze hotels is er veel ruimte om afstand te bewaren
  • HYGIËNE

    • Een zeer strict protocol en onze medewerkers zijn uiteraard getraind
  • VEILIG

    • In en om de hotels houden we 1,5 meter afstand van elkaar
  • ETEN & DRINKEN

    • In de vorm van Take away
  • MAÎTRE B

    • Service met een glimlach

Veilig en schoon

Wij helpen je afstand te bewaren en hebben op diverse plekken handwasplekken ingericht

Wat wij doen

We waren altijd al scherp op hygiëne en zetten er nu nog een stapje extra bij. Onze openbare ruimtes worden iedere twee uur gereinigd. Oppervlaktes zoals handgrepen, liftknopjes en trapleuningen, worden zorgvuldig gedesinfecteerd. De hotelkamers worden pas schoongemaakt na vertrek. Tijdens het verblijf komt er dus niemand op de hotelkamer. Uiteraard zijn er nieuwe handdoeken en badkamer artikelen beschikbaar. In het hotel staan op strategische plekken desinfecterende handgels, ook in de meetingruimte. Voor de handen, maar ook om materialen mee te reinigen, denk aan pennen en stiften. 

Samen verantwoordelijk

Het is belangrijk om de deelnemers aan de bijeenkomst goed te informeren, zodat zij zich welkom én veilig voelen. Eén werkdag voor de start van de bijeenkomst sturen wij een brief naar onze contactpersoon waarin we de richtlijnen communiceren, zodat dit gedeeld kan worden met de deelnemers. Onderwerpen zoals ‘hoe laat kom ik aan’, ‘waar kan ik parkeren’, ‘welke meetingruimte gebruiken we’ en ‘wanneer is mijn kamer beschikbaar’ leggen we daarin vast. Op deze manier kunnen we samen zorgen voor een warm, maar veilig welkom vanaf het moment men het hotel binnenstapt. 

De basisregels

Wij houden ons aan de basisregels vanuit het RIVM. En dat doen we samen. Zo dragen onze medewerkers een mondlkapjes en wij vragen jou om hetzelfde te doen. Daarnaast stellen wij bij binnenkomst een aantal vragen over je gezondheid. Ook geldt de 1,5 meter afstand in en om het hotel. In het hotel is bewegwijzering aangebracht die de route aangeeft. Bijvoorbeeld ‘eenrichtingsverkeer’ of ‘hier kunt u staan’. Dit is duidelijk aangebracht middels vloerstickers. Per meetingruimte wordt er een specifieke toiletruimte aangewezen of kunnen deelnemers gebruik maken van het toilet op de hotelkamer. 

Gezondheidscheck

Wij stellen enkele vragen aan de deelnemers van de bijeenkomst

Bij aankomst in het hotel stellen we de deelnemers (conform de richtlijnen van de overheid) een aantal vragen over hun gezondheid. Tijdens het verblijf kunnen deze vragen nog een aantal keren gesteld worden. We vragen deelnemers met verkoudheidsklachten (zoals neusverkoudheid, loopneus, niezen), keelpijn, droge hoest of verhoging tot 38 graden Celsius thuis te blijven.

Tijdens de meeting

Gebruik van de vergaderruimtes

De vergaderruimte

Per deelnemer houden we rekening met minimaal 1,5 meter afstand per persoon. Opstellingen kunnen variëren, dit bepaal je uiteraard zelf. De ruimte is voor aankomst volledig schoongemaakt en gladde oppervlakten worden gedesinfecteerd. In de ruimte is handgel en desinfectie spray aanwezig. Gedurende de pauzes wordt gelucht en schoongemaakt.

Ventilatie

Al onze hotels beschikken over ventilatiesystemen die ingesteld zijn op buitenluchtaanzuiging. Dit betekent dat er alleen verse lucht binnenkomt, er wordt geen hergebruik gemaakt van de in de ruimtes aanwezige lucht. Per uur worden onze volledige ruimtes 3 tot 5 maal voorzien van vers gezuiverde buitenlucht, deze lucht wordt uiteraard extra gefilterd door de filters aanwezig in de luchtbehandelingssystemen.

Onze oplossingen

Voorafgaand en tijdens de meeting

Oriënteren

Momenteel wordt onnodig reizen afgeraden en ook een locatiebezoek lijkt minder noodzakelijk. Toch willen we graag vooruit plannen. Een online rondleiding is de oplossing. Je kunt alvast een virtueel bezoek aan onze locaties brengen via een virtual tour. Ben je al wat verder in het proces en kun je advies gebruiken? Onze meeting en event regisseurs staan je graag te woord.

Meer informatie

Hybride

Hybride bijeenkomsten zijn niet meer weg te denken in het landschap van meetings & events. Deze combinatie van online en offline samenkomen biedt in deze nieuwe tijden volop mogelijkheden om jouw bijeenkomst te organiseren. Residence Groot Heideborgh beschikt over een permanente studio. Het unieke decor voor jouw webcast of webinar.

Meer informatie

Studio

Een zakelijke setting, met een informele sfeer. Dat is de studio van Résidence Groot Heideborgh. Deze studio is het unieke decor voor jouw webcast of webinar. Compleet met intelligente camera welke meebeweegt met de spreker, uitstekend geluid, studioverlichting, diverse LCD schermen voor visuele ondersteuning en een virtueel whiteboard. We vertellen je er graag meer over.

Vraag brochure aan

Eten & drinken

Bij Bilderberg geloven we dat goed eten en drinken bijdraagt aan verbinding. Helaas zijn onze restaurants momenteel gesloten en is gezamenlijk tafelen niet mogelijk. Het is wél mogelijk om de maaltijden te nuttigen in de hotelkamer. In overleg met het hotel maak je afspraken over de invulling en tijdstippen. Op deze wijze hoeven de deelnemers niks te kort te komen. 

Toch blijven we in mogelijheden denken. Zo is het altijd mogelijk om de lunch in to go vorm mee te nemen tijdens een mooie wandelroute in tweetallen. Zo sla je twee vliegen in één klap; een frisse neus én een moment van verbinding. 

Inspiratie

“‘Winners have a plan, losers an excuse. Ik hoor en zie nu overal organisaties die corona als reden aandragen om iets niet te doen. Dat noem ik feedback: kijken naar wat er niet kan. Ik wil juist kijken naar wat er wel kan. Feedforward.”

Zij gingen je voor

Het is moeilijk voor te stellen dat wij ons inmiddels alweer een jaar begeven in deze nieuwe manier van samenkomen. Bilderberg heeft daardoor de nodige ervaring opgedaan over meetings op afstand. Om je te inspireren hebben sommige van onze gasten hun ervaringen gedeeld. Zo gaf Marc Lammers - zie quote hierboven - een succesvolle training voor 75 personen verdeeld over drie ruimtes.

RIVM richtlijnen

Wij houden ons aan de richtlijnen van het RIVM en de Rijksoverheid. Nieuwe informatie wordt direct overgebracht aan de medewerkers van het hotel. Voor meer informatie vanuit het RIVM kijk je op hun website

Contact

"Heb je nog vragen of ontvang je liever persoonlijke ondersteuning bij het organiseren voor een meeting of event? Wij helpen graag."


                          Marieke_Transparant_spiegelbeeld.png

Ons beleid kan wijzigen wanneer de situatie er om vraagt. Indien er wijzigingen plaatsvinden, zullen wij dit op deze pagina vermelden. Desondanks zijn de richtlijnen in het hotel leidend. Er kunnen dus geen rechten worden ontleend aan de informatie op deze pagina.

Heb je nog vragen met betrekking tot onze richtlijnen? Neem dan contact op met het desbetreffende hotel waar jij jouw meeting of event organiseert. Onze reserveringenmedewerkers staan voor je klaar. 

Laatste update: 25-03-2021, 12.15 uur