Een onvergetelijke meeting, ook op afstand

Alle informatie voor een waardevolle en persoonlijke meeting of event

Al jarenlang is Bilderberg de plek om samen te komen. Voor een vergadering, een training of een mooi event. En dat zijn we nog steeds! Maar wel een beetje aangepast. We houden nu fysiek afstand van elkaar, maar we zijn nog steeds gastvrij en creatief. Lees hieronder welke maatregelen wij hebben genomen zodat je veilig en vertrouwd een bijeenkomst bij ons kunt organiseren.

  • FLEXIBILITEIT

    • Maximale flexibiliteit in het annuleren en verplaatsen van reserveringen
  • RUIMTE

    • In en om onze hotels is er veel ruimte om met ‘afstand’ bij elkaar te komen
  • HYGIËNE

    • Een zeer strict protocol en onze medewerkers zijn uiteraard getraind
  • SAMEN VERANTWOORDELIJK

    • Ook in en om de hotels houden we 1,5 meter afstand van elkaar
  • ETEN & DRINKEN

    • Lokaal, gezond en lekker
  • MAÎTRE B

    • Service met een glimlach en enorm blij dat je er bent

Maximale flexibiliteit

Niet alles is zeker, ook hier houden we graag rekening mee

Verplaatsen van de bijeenkomst

Tot 2 weken voor aankomst kan de bijeenkomst voor groepen tot en met 30 personen kosteloos verplaatst worden. Dit is mogelijk wanneer er direct een nieuwe datum wordt gereserveerd, en als deze nieuwe datum binnen 6 maanden na de originele aankomstdatum wordt ingepland.

 

 

Annuleren van de bijeenkomst

We snappen dat niet alles zeker is, maar begrijpen ook dat je vooruit wilt plannen. Als er toch geannuleerd moet worden dan geldt het volgende:

  • Tot 4 weken voor aankomst kan de gehele bijeenkomst voor groepen tot en met 30 personen kosteloos geannuleerd worden;
  • Binnen 4 weken voor aankomst annuleren voor groepen tot en met 30 personen betekent 50% annuleringskosten. Hiervan krijg je 50% retour bij een nieuwe reservering binnen 1 jaar.

Annuleren van individuele deelnemers

Tot de dag van aankomst mag tot 20% van het totale aantal deelnemers kosteloos worden geannuleerd. 

Veilig en schoon

Wij helpen je afstand te bewaren en hebben op diverse plekken handwasplekken ingericht

Wat wij doen

We waren altijd al scherp op hygiëne en zetten er nu nog een stapje extra bij. Onze openbare ruimtes worden iedere 2 uur gereinigd. Oppervlaktes die door gasten worden aangeraakt, zoals handgrepen, liftknopjes en trapleuningen, worden zorgvuldig gedesinfecteerd. De hotelkamers worden pas schoongemaakt na vertrek. Tijdens het verblijf komt er dus niemand op de hotelkamer. Uiteraard zijn er nieuwe handdoeken en badkamer artikelen beschikbaar. In het hotel staan op strategische plekken desinfecterende handgels, ook in de meetingruimte. Voor de handen, maar ook om materialen mee te reinigen, denk aan pennen en stiften. Voor iedere deelnemer is er een papieren werkblad die op de tafel gebruikt kan worden.

Samen verantwoordelijk

Het is belangrijk om de deelnemers aan de bijeenkomst goed te informeren, zodat zij zich welkom én veilig voelen. 1 werkdag voor de start van de bijeenkomst sturen wij een brief naar onze contactpersoon waarin we de richtlijnen communiceren, zodat dit gedeeld kan worden met de deelnemers. Onderwerpen zoals ‘hoe laat kom ik aan’, ‘waar kan ik parkeren’, ‘welke meetingruimte gebruiken we’ en ‘wanneer is mijn kamer beschikbaar’ leggen we daarin vast.  

1,5 meter afstand

Natuurlijk geldt 1,5 meter afstand ook in en om het hotel. En dat doen we samen. In het hotel is bewegwijzering aangebracht die de route aangeeft. Bijvoorbeeld ‘eenrichtingsverkeer’ of ‘hier kunt u staan’. Dit is duidelijk aangebracht middels vloerstickers. Per meetingruimte wordt er een specifieke toiletruimte aangewezen of kunnen deelnemers gebruik maken van het toilet op de hotelkamer. Met af en toe een vriendelijke herinnering, want soms brengt afstand nemen je dichterbij inzichten.

Gezondheidscheck

Wij stellen enkele vragen aan de deelnemers van de bijeenkomst

Bij aankomst in het hotel stellen we de deelnemers (conform de richtlijnen van de overheid) een aantal vragen over hun gezondheid. Dit doen we mondeling, we leggen dus geen enkele data vast. De vragen vind je hier. Tijdens het verblijf kunnen deze vragen een aantal keren gesteld worden, bijvoorbeeld bij ontvangst in het restaurant of bij de receptie. We vragen deelnemers met verkoudheidsklachten (zoals neusverkoudheid, loopneus, niezen), keelpijn, droge hoest of verhoging tot 38 graden Celsius thuis te blijven.

Tijdens de meeting

Gebruik van de vergaderruimtes

De vergaderruimte

Per deelnemer houden we rekening met minimaal 5m2 ruimte. Opstellingen kunnen variëren, dit bepaal je uiteraard zelf. De ruimte is voor aankomst volledig schoongemaakt en gladde oppervlakten worden gedesinfecteerd. In de ruimte is handgel en desinfectie spray aanwezig. Gedurende de pauzes wordt gelucht en schoongemaakt.

Videoconferencing

Natuurlijk zijn er mogelijkheden om met ‘video conferencing’ ruimtes aan elkaar te verbinden of deelnemers op afstand te laten deelnemen.

Eten & drinken

Lekker, lokaal en gevarieerd

Ontbijt & lunch

Eten en drinken blijft natuurlijk lekker, lokaal en gevarieerd. Ontbijt en lunch kunnen als ‘take away’ genuttigd worden, bijvoorbeeld tijdens een wandeling of in de tuin aan een picknicktafel. Ook kunnen we de lunch bij de meetingruimte serveren, per persoon verpakt, of kan er een ruimte in het restaurant gereserveerd worden. We maken het graag op maat! 

Diner

Het diner serveren we in het restaurant en we bespreken graag de wensen. De beschikbaarheid in de restaurants is beperkt, dus we maken graag afspraken over tijdstippen en de duur van het diner. Uiteraard houden we, net als altijd, rekening met dieetwensen.

Activiteiten

Ook op 1,5 meter afstand zijn er genoeg leuke activiteiten te organiseren

Een bijzonder programma

Geef jouw bijeenkomst meer impact met een bijzonder programma of een gezamenlijke activiteit. Dit zorgt voor verbinding en voegt een fun element toe. Er zijn veel activiteiten te noemen waarbij afstand tot elkaar goed gewaarborgd blijft. Denk aan een heerlijke boswandeling in het bos met een boswachter, een fietstocht, een clinic schermen, schapendrijven, boogschieten of bubble ball. We denken graag mee om jouw bijeenkomst zo leuk, maar vooral zo veilig mogelijk, te laten verlopen.

Buiten vergaderen

Onze hotels zijn gelegen op de meest inspirerende plekken. Ons advies: maak hier ook zeker gebruik van! Vergader bijvoorbeeld buiten in de schapenweide van Résidence Groot Heideborgh in Garderen, op het gazon voor Hotel De Bilderberg in Oosterbeek, in de stadstuin van het Parkhotel in Rotterdam of ga voor Meet in the Park op het prachtige landgoed van Kasteel Vaalsbroek.

RIVM richtlijnen

Wij houden ons aan de richtlijnen van het RIVM en de Rijksoverheid. Nieuwe informatie wordt direct overgebracht aan de medewerkers van het hotel. Voor meer informatie vanuit het RIVM kijk je op hun website

Contact

"Heb je nog vragen of ontvang je liever persoonlijke ondersteuning bij het organiseren voor een meeting of event? Wij helpen graag."


                          Marieke_Transparant_spiegelbeeld.png

Ons beleid kan wijzigen wanneer de situatie er om vraagt. Indien er wijzigingen plaatsvinden, zullen wij dit op deze pagina vermelden. Desondanks zijn de richtlijnen in het hotel leidend. Er kunnen dus geen rechten worden ontleend aan de informatie op deze pagina.

Heb je nog vragen met betrekking tot onze richtlijnen? Neem dan contact op met het desbetreffende hotel waar jij jouw meeting of event organiseert. Onze reserveringenmedewerkers staan voor je klaar. 

Laatste update: 15-07-2020, 13.06