Een onvergetelijke meeting, ook op afstand

Alle informatie voor een waardevolle en persoonlijke meeting of event

Al jarenlang is Bilderberg de plek om samen te komen. Voor een vergadering, een training of een mooi event. Helaas hebben wij, vanwege de huidige overheidsmaatregelen, onze dienstverlening moeten aanpassen. De faciliteiten in de hotels, zoals de restaurants, bar, lounges en andere faciliteiten zijn tot en met 2 maart gesloten. Voor noodzakelijk samenkomen denken wij graag mee in een passende oplossing. Na 2 maart hopen wij je weer te mogen ontvangen zoals je dat van ons gewend bent.

  • FLEXIBILITEIT

    • Maximale flexibiliteit in het annuleren of verplaatsen van reserveringen
  • RUIMTE

    • In en om onze hotels is er veel ruimte om afstand te bewaren
  • HYGIËNE

    • Een zeer strict protocol en onze medewerkers zijn uiteraard getraind
  • SAMEN VERANTWOORDELIJK

    • Ook in en om de hotels houden we 1,5 meter afstand van elkaar
  • ETEN & DRINKEN

    • Take away
  • MAÎTRE B

    • Service met een glimlach

Maximale flexibiliteit

Omdat niet alles zeker is, houden we hier graag rekening mee

Verplaatsen van de bijeenkomst

Tot 2 weken voor aankomst kan de bijeenkomst voor groepen tot en met 30 personen kosteloos verplaatst worden. Dit is mogelijk wanneer er direct een nieuwe datum wordt gereserveerd, en als deze nieuwe datum binnen 6 maanden na de originele aankomstdatum wordt ingepland.

 

 

Annuleren van de bijeenkomst

We snappen dat niet alles zeker is, maar begrijpen ook dat je vooruit wilt plannen. Als er toch geannuleerd moet worden dan geldt het volgende:

  • Tot 4 weken voor aankomst kan de gehele bijeenkomst voor groepen tot en met 30 personen kosteloos geannuleerd worden;
  • Tot 1 week voor aankomst annuleren voor groepen tot en met 30 personen betekent 50% annuleringskosten. Hiervan krijg je 50% retour bij een nieuwe reservering binnen 1 jaar.

Annuleren van individuele deelnemers

Tot de dag van aankomst mag tot 20% van het totale aantal deelnemers kosteloos worden geannuleerd. 

Veilig en schoon

Wij helpen je afstand te bewaren en hebben op diverse plekken handwasplekken ingericht

Wat wij doen

We waren altijd al scherp op hygiëne en zetten er nu nog een stapje extra bij. Onze openbare ruimtes worden iedere 2 uur gereinigd. Oppervlaktes die door gasten worden aangeraakt, zoals handgrepen, liftknopjes en trapleuningen, worden zorgvuldig gedesinfecteerd. De hotelkamers worden pas schoongemaakt na vertrek. Tijdens het verblijf komt er dus niemand op de hotelkamer. Uiteraard zijn er nieuwe handdoeken en badkamer artikelen beschikbaar. In het hotel staan op strategische plekken desinfecterende handgels, ook in de meetingruimte. Voor de handen, maar ook om materialen mee te reinigen, denk aan pennen en stiften. Voor iedere deelnemer is er een papieren werkblad die op de tafel gebruikt kan worden.

Samen verantwoordelijk

Het is belangrijk om de deelnemers aan de bijeenkomst goed te informeren, zodat zij zich welkom én veilig voelen. 1 werkdag voor de start van de bijeenkomst sturen wij een brief naar onze contactpersoon waarin we de richtlijnen communiceren, zodat dit gedeeld kan worden met de deelnemers. Onderwerpen zoals ‘hoe laat kom ik aan’, ‘waar kan ik parkeren’, ‘welke meetingruimte gebruiken we’ en ‘wanneer is mijn kamer beschikbaar’ leggen we daarin vast.  

1,5 meter afstand

Natuurlijk geldt 1,5 meter afstand ook in en om het hotel. En dat doen we samen. In het hotel is bewegwijzering aangebracht die de route aangeeft. Bijvoorbeeld ‘eenrichtingsverkeer’ of ‘hier kunt u staan’. Dit is duidelijk aangebracht middels vloerstickers. Per meetingruimte wordt er een specifieke toiletruimte aangewezen of kunnen deelnemers gebruik maken van het toilet op de hotelkamer.
Daarnaast dragen onze medewerkers mondkapjes, wij vragen jou om hetzelfde te doen. 

Gezondheidscheck

Wij stellen enkele vragen aan de deelnemers van de bijeenkomst

Bij aankomst in het hotel stellen we de deelnemers (conform de richtlijnen van de overheid) een aantal vragen over hun gezondheid. Tijdens het verblijf kunnen deze vragen nog een aantal keren gesteld worden. We vragen deelnemers met verkoudheidsklachten (zoals neusverkoudheid, loopneus, niezen), keelpijn, droge hoest of verhoging tot 38 graden Celsius thuis te blijven.

Tijdens de meeting

Gebruik van de vergaderruimtes

De vergaderruimte

Per deelnemer houden we rekening met minimaal 1,5 meter afstand per persoon. Opstellingen kunnen variëren, dit bepaal je uiteraard zelf. De ruimte is voor aankomst volledig schoongemaakt en gladde oppervlakten worden gedesinfecteerd. In de ruimte is handgel en desinfectie spray aanwezig. Gedurende de pauzes wordt gelucht en schoongemaakt.

Ventilatie

Al onze hotels beschikken over ventilatiesystemen die ingesteld zijn op buitenluchtaanzuiging. Dit betekent dat er alleen verse lucht binnenkomt, er wordt geen hergebruik gemaakt van de in de ruimtes aanwezige lucht. Per uur worden onze volledige ruimtes 3 tot 5 maal voorzien van vers gezuiverde buitenlucht, deze lucht wordt uiteraard extra gefilterd door de filters aanwezig in de luchtbehandelingssystemen.

Videoconferencing

Natuurlijk zijn er mogelijkheden om met ‘video conferencing’ ruimtes aan elkaar te verbinden of deelnemers op afstand te laten deelnemen. Meer informatie hierover is te vinden op onze pagina: Hybride Events.

Eten & drinken

Onze restaurants zijn gesloten t/m 2 maart

RIVM richtlijnen

Wij houden ons aan de richtlijnen van het RIVM en de Rijksoverheid. Nieuwe informatie wordt direct overgebracht aan de medewerkers van het hotel. Voor meer informatie vanuit het RIVM kijk je op hun website

Contact

"Heb je nog vragen of ontvang je liever persoonlijke ondersteuning bij het organiseren voor een meeting of event? Wij helpen graag."


                          Marieke_Transparant_spiegelbeeld.png

Ons beleid kan wijzigen wanneer de situatie er om vraagt. Indien er wijzigingen plaatsvinden, zullen wij dit op deze pagina vermelden. Desondanks zijn de richtlijnen in het hotel leidend. Er kunnen dus geen rechten worden ontleend aan de informatie op deze pagina.

Heb je nog vragen met betrekking tot onze richtlijnen? Neem dan contact op met het desbetreffende hotel waar jij jouw meeting of event organiseert. Onze reserveringenmedewerkers staan voor je klaar. 

Laatste update: 03-02-2021, 18.15 uur