Niet uitchecken tijdens de meeting

Meeting & Event regisseur Ilse Holtrop deelt maar liefst 10 tips om ervoor te zorgen dat iedereen zijn energie en aandacht bij de meeting kan houden. Als organisator kun je namelijk in de voorbereiding er al voor zorgen dat de meeting succesvol én energiek wordt.

#1 IJsbreker
Begin de bijeenkomst met een leuke ijsbreker om de sfeer te ontspannen en de deelnemers persoonlijk met elkaar in contact te brengen. Ilse benadrukt: "Het is cruciaal om de dag op een speelse en energieke manier te starten. Dit houdt iedereen scherp en zet direct de toon voor de rest van de dag. Een Haka-workshop, waarin je gezamenlijk een indrukwekkende Haka uitvoert, is een populaire ijsbreker die voor enthousiasme zorgt. Maar je kunt ook zelf leuke energizers inbrengen. Mijn favorieten? De wiggle-wiggle, de 1-2-3-4 en de ‘wedstrijd wat-delen-we'."

#2 Interactie zorgt voor actie
Moedig deelnemers aan om vragen te stellen, hun mening te delen en actief deel te nemen. "Organiseer bijvoorbeeld een debat of paneldiscussie met boeiende stellingen over het onderwerp. Ook kun je moderne technieken zoals Virtual Reality (VR) of interactieve schermen gebruiken om de betrokkenheid te vergroten."

#3 Een afwisselend programma
Wissel verschillende programmaonderdelen af tijdens de vergadering zodat je de aandacht van de deelnemers beter vast kunt houden. "Combineer een brainstormsessie met een groepsactiviteit en maak presentaties interactief. Vergeet ook niet voldoende pauzes in het programma op te nemen."

#4 Tijd voor pauze
Een pauze houdt de concentratie op peil en is een perfecte gelegenheid tot waardevolle gesprekken. En dan hebben we het niet over de welbekende 10 minuten plaspauze. "Een pauze van 20 minuten is het minimale wat je brein nodig heeft. Tijdens deze momenten kom je nader tot elkaar. Niet voor niets zijn locaties als de koffie corner en de bar plekken waar het échte gesprek wordt gevoerd. Want buiten de muren van de vergaderruimte, in een informele setting, voelt men de veiligheid om zich eerlijk uit te spreken."

#5 De impact van een expert
Nodig een inspirerende gastspreker uit die relevant is voor het onderwerp van de vergadering. "Een meeslepend verhaal of bijzondere expertise kan deelnemers lang bijblijven. Overweeg ook om een externe coach of dagvoorzitter in te schakelen voor waardevolle begeleiding en frisse perspectieven."

#6 Energieke eetmomenten
Kijk jij in de agenda van de meeting ook altijd meteen wanneer de eetmomenten gepland staan? Dat herkennen wij als geen ander! Samen eten is namelijk het hoogtepunt van de dag. "Tijdens de eetmomenten zorgen we altijd voor voldoende gezonde keuzes om de bekende after-lunch dip te voorkomen en de energie op peil te houden. Bewaar die heerlijke bitterballen tot het einde van de dag, ze zijn een perfecte afsluiter van een succesvolle meeting."

#7 Ga naar buiten
Naar buiten gaan zorgt ervoor dat je met een frisse blik de meeting kunt vervolgen. "Onze hotels in Garderen hebben een prachtig bos in de achtertuin; zonde om niet naar buiten te gaan. Een wandeling tijdens de lunchpauze doet wonderen voor de energie! Ik kan je aanraden om op pad te gaan met de boswachter; zo ontdek je alle geheimen van het bijzondere bos met dansende bomen."

#8 Balans tussen plezier en productiviteit
Plezier heeft een positieve impact op productiviteit tijdens vergaderingen. "Betrokkenheid, creativiteit en enthousiasme worden gestimuleerd als deelnemers plezier hebben. Een ontspannen sfeer en humor zorgen ervoor dat deelnemers zich op hun gemak voelen en ideeën vaker zullen delen. Voeg bijvoorbeeld spelelementen toe, bedenk een creatieve opdracht of organiseer een leuke teambuildingsactiviteit. Plezier gegarandeerd!"

#9 Bewaak de tijd
Een goede planning is essentieel. Zorg voor voldoende tijd voor de behandeling van de onderwerpen, maar voorkom te lange sessies die zorgen voor concentratieverlies. "Een goed getimede bijeenkomst die past bij de deelnemers is van groot belang voor een succesvol resultaat. Kijk bijvoorbeeld kritisch naar de start- en eindtijd. Welke tijd heb je echt nodig om het programma af te ronden en welke tijden zijn het meest productief voor jouw deelnemers?"

#10 Zet je #outofoffice aan
Of je nu één dag of meerdere dagen afwezig bent, het instellen van een #outofoffice-reply is een professionele manier om verwachtingen te managen. Hierdoor kun je je volledig richten op de bijeenkomst en even uitchecken van werk. "Denk je dat de deelnemers het lastig vinden om hun telefoon of laptop links te laten liggen? Plan dan een social media break in."