Iedereen kent ze wel. Van die vergaderingen waarvan je na afloop denkt; wat hebben we nu écht bereikt? Wat zijn de vervolgstappen? Welke bijdrage heb ik eigenlijk geleverd? Dat kan anders! Met deze 10 tips wordt elke vergadering leuk én succesvol.
Wacht nog even met het verzenden van de uitnodiging voor de vergadering. Heb je het doel voor deze vergadering helder? Communiceer deze dan direct. Zo weten de deelnemers ook wat er van hen wordt verwacht en kan men zich voorbereiden. Want concrete doelen zorgen voor concrete resultaten.
Een agenda is de basis van een effectieve vergadering. Het cliché is waar; een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg dat alle deelnemers vooraf op de hoogte zijn van de agenda én laat ze op tijd punten inbrengen. Schaf de rondvraag af, dit is een tijdrovend onderdeel. Als iedereen meedenkt over de te bespreken onderwerpen, is de rondvraag ook niet meer nodig.
Organiseer een meeting op het eigen kantoor en je weet zeker dat je niet op tijd kunt beginnen. Iemand moet nog even die ene mail beantwoorden, de ander moet nog even bellen...
Door de vergadering eens op een andere locatie te organiseren geef je direct urgentie aan de onderwerpen die op de agenda staan. Kies voor een goed bereikbare locatie waar de gasten relaxed naartoe kunnen reizen. Want soms gebeurt wat goed is voor je bedrijf, juist buiten je bedrijf.
Voor een doeltreffende vergadering is een ontspannen begin essentieel. Trek daarom het eerste kwartier à half uur uit voor een gastvrij ontvangst. Start met goede koffie of thee en zorg ervoor dat iedereen zich op zijn gemak voelt. Een kleine teambuildingactiviteit om het ijs te breken kan daarbij zeker helpen. Dat kan eenvoudig met een leuke vraag als ijsbreker. Maar wil je deelnemers écht een frisse blik geven? Wat dacht je van een Haka workshop, een leuke quiz of een sportieve warming-up? Na dit ontvangst is iedereen los van de dagelijkse werkzaamheden en kan men zich volledig focussen op de vergadering.
Onderzoek toont aan dat de omgeving waarin de vergadering plaatsvindt, invloed heeft op het effect ervan. Zoek daarom naar een inspirerende omgeving die het doel van de vergadering ondersteunt. Brainstormen over een nieuw product? Laat de gasten een gigantische mindmap op grote whiteboards maken. Zoek je meer verbinding binnen de groep? Een huiselijke ruimte schept een vertrouwde en open omgeving.
Zorg dat elke vergadering een stukje ‘buiten’ bevat. Las korte pauzes in voor een wandeling of doorbreek de dag met een leuke workshop. Of denk out of the box en ga zelfs 100% buiten vergaderen. Samen met je collega's de natuur in. Buiten zijn versterkt het probleemoplossend vermogen en is goed voor het teamgevoel. Buiten vergaderen kan op allerlei manieren: op het strand, in een tent, in het bos, op het water of in een mooie, rustige tuin midden in de stad…
Wanneer je eenmaal lekker bezig bent in een vergadering, stoom je meestal het liefst in één keer door. Maar vergeet je pauzes niet. Deze zijn niet alleen belangrijk om je concentratie op peil te houden, maar deze zijn ook een moment om met elkaar te praten en te verbinden.
Het klinkt misschien een beetje flauw, maar het werkt. Laat deelnemers hun telefoons voor de meeting uitzetten. Zo kunnen ze hun volle aandacht op de vergadering richten. Communiceer dit wel van tevoren en leg uit waarom het belangrijk is. Verwacht je weerstand? Dan is het inplannen van een social media break van 15 minuten de oplossing.
Samen eten geeft energie, ontspant, inspireert en verbindt. Bij een effectieve vergadering hoort dus een gezonde - en als het even kan een bijzondere - maaltijd. Treedt daarbij gerust buiten de gebaande paden. Denk aan gezellige picknicktafels of eten met de pannen op tafel. Of laat de gasten meehelpen in de keuken. In principe is alles mogelijk. Het gaat erom dat eten een beleving wordt, waardoor de vergadering meer impact zal hebben.
Door aan alle aanwezigen feedback te vragen over de vergadering zorg je ervoor dat deze de volgende keer nóg beter wordt. Je kunt gebruik maken van een evaluatieformulier, maar persoonlijk feedback vragen van de deelnemers kan ook heel efficiënt zijn. Vraag ook vooral naar wat men leuk en goed vond, want vergaderen is tenslotte ook écht wel leuk.
Wil je meer weten over effectief vergaderen? Bij Bilderberg weten we er alles van. Neem contact op met onze eventregisseur of kom eens langs voor rondleiding.
Ga mee out of office
Soms gebeurt wat goed is voor je bedrijf juist buiten je bedrijf. Zo kan een wandeling in het bos tot nieuwe inzichten leiden. Of levert een diner met collega’s meer op dan een lange vergadering.
