ISA GROUP: Hybride event als basis voor verbinding

Deel deze pagina

Een vergadering, event of training met 1,5 meter afstand, hoe gaat dat? In de serie ‘Het nieuwe samenkomen’ gaat Bilderberg in gesprek met personen en organisaties die recent een zakelijke bijeenkomst organiseerden in één van de vergaderlocaties van Bilderberg. Deze week: ‘Netwerken en inspireren op 1,5 meter afstand is mogelijk.’

Wat doe je als netwerken een belangrijk onderdeel van je core business is, maar corona voorkomt dat je fysiek samen kan komen? Ga je je events online hosten? Wacht je totdat de situatie weer normaal is? Of denk je in mogelijkheden? ISA GROUP koos voor hun netwerkevents voor het laatste. Dankzij een combinatie van live en virtueel waren zij op 4 juni één van de eerste events met ruim 75 deelnemers op locatie. Richard Henderiks, directeur van ISA GROUP en Ilse de Kort, Manager Membership, vertellen over hun hybride netwerkevent.

V.l.n.r. Ilse de Kort, Richard Henderiks & Bart Diepenbroek van ISA GROUP
Spreker Marc Lammers

‘In onze netwerkevents draait het om verbinding van kennis en van mensen´, vertelt Richard Henderiks, eigenaar van de ISA GROUP. Naast oplossingen voor recruitment, business consultancy en interim management biedt deze organisatie een exclusief Membership voor Finance en HR professionals. Meerdere keren per jaar organiseren zij kennisevents waarbij members samenkomen om nieuwe kennis en inspiratie op te doen. ‘Toen in maart bleek dat we voorlopig niet bijeen konden komen, moesten we terug naar de tekentafel.’

‘We weten uit onderzoek dat mensen sneller leren in een gezamenlijke setting', vult Ilse aan. Als Manager Membership is zij verantwoordelijk voor het ontwikkeltraject dat zij hun leden bieden. ‘Samen leren is leuker én effectiever. Daarnaast bouw je als professional binnen het Membership een waardevol netwerk op. Het verbinden en inspireren van mensen is dan ook een belangrijk onderdeel van onze belofte. We beseften dus al snel dat een online lesprogramma een live event niet kon vervangen.’

“We wilden graag ons oorspronkelijke programma met spreker en hockeycoach Marc Lammers behouden.”

In plaats daarvan koos ISA GROUP ervoor om haar event – dat oorspronkelijk in maart gepland stond – te verzetten. Richard: ‘We hebben al vrij snel een nieuwe datum gepland: 4 juni. Achteraf gezien was dat gelukkig gekozen, want vanaf 1 juni mochten we weer met 30 personen bijeenkomen. Maar omdat we bijna 100 deelnemers verwachtten, moesten we snel op zoek naar een locatie die dit kon faciliteren.’

´Dat bleek niet heel eenvoudig´, blikt Ilse terug. ´Het was nog niet geheel duidelijk wat er wel en wat niet zou mogen. Wel wisten we dat we graag ons oorspronkelijke programma met spreker en hockeycoach Marc Lammers wilden behouden. We zagen direct de kracht van een team. Na een interne brainstorm bedachten we dat de deelnemers verdelen over meerdere locaties een mogelijke oplossing kon zijn. Uiteindelijk is dat toch één locatie geworden met meerdere ruimtes.’ Judith Peperkamp, Consultant Membership bij ISA GROUP, bracht het idee op tafel en het team zorgde samen voor het uiteindelijke resultaat.

 

Wat volgde was een zoektocht naar een geschikte locatie. Hotel De Bilderberg in Oosterbeek was voor een andere bijeenkomst van de ISA GROUP al de gastheer, en bleek ook voor dit event de juiste locatie. ‘Voor ons was het belangrijk dat de locatie gastvrijheid zou ademen’, vertelt Richard. ‘Klantgerichtheid is namelijk één van onze kernwaarden, en dat kunnen wij alleen bieden als een locatie dit faciliteert. Daar kwam nu een tweede component bij: veiligheid. Want de gezondheid van onze members staat voorop. Wat zo sterk was aan Hotel De Bilderberg is dat ze gelijk met ons meedachten in oplossingen.’

De oplossing die Hotel De Bilderberg bood was een hybride vorm van bijeenkomen. De 75 deelnemers werden in drie groepen verdeeld. Iedere groep nam plaats in een eigen ruimte, op anderhalve meter afstand van elkaar. Via een live videoverbinding werden de drie ruimtes verbonden. Spreker Marc Lammers wisselde tijdens zijn verhaal van ruimte. Ilse: ‘Het was fantastisch. Marc Lammers deed dit ook heel sterk, hij zorgde echt voor een connectie tussen hem en het publiek en de deelnemers onderling. Maar ook vanuit de locatie was het geweldig georganiseerd. We hadden de grote wens om ook gezamenlijk te kunnen eten. Dat is een belangrijk moment om met elkaar te verbinden. Hotel De Bilderberg zorgde dat dit mogelijk was in de zalen zelf. Daarbij hadden ze echt oog voor gastheerschap. Zo was er altijd iemand van de bediening in de zaal aanwezig.’ ‘Daarnaast kreeg iedere groep een kleur toegewezen’, vult Richard aan. ‘Zo wist je vanaf de aankomst waar je kon parkeren, welke route je kon nemen en waar je moest zijn. Dat zorgde voor heel veel rust en overzicht.’

“Gebruik de kracht van je team en je partners, en breng samen alle inzichten op tafel. Dan kom je tot de beste oplossingen.”

Niet alleen ISA GROUP vond het event geslaagd, ook de members waren na afloop enthousiast. Richard: ‘Na afloop houden we altijd een digitale evaluatie. Op alle fronten scoorde deze bijeenkomst maximaal. Zelfs onze NPS score is na deze bijeenkomst gestegen.’ ‘Wij hebben verbinding nodig’, verklaart Ilse mede het succes. ‘Wanneer dat lange tijd niet mogelijk is, zijn mensen blij elkaar weer te zien. Onze members waardeerden het dat ze elkaar weer konden ontmoeten'. 

Techniek is een belangrijk onderdeel bij hybride events. Niet alleen moet een spreker in de zaal zelf goed te horen en te zien zijn, maar ook in de ruimtes waarmee de spreker via een videoverbinding in contact staat. Daarnaast wisselde de spreker bij deze bijeenkomst continu van ruimte, wat een extra uitdaging betekende in techniek. Ilse: ‘Mijn advies? Kies een ervaren partner voor de AV techniek. En houd in je budget rekening met deze post. Hiermee valt of staat namelijk het succes van een hybride event.’ Ook Richard heeft nog een aantal tips voor organisaties die hybride events willen organiseren: ‘Wij hadden voor dit event geen betere spreker kunnen wensen. Hij was enthousiast, energiek en wist iedereen te verbinden. Een sterke spreker of dagvoorzitter is dan ook cruciaal. En verder: denk in oplossingen. Gebruik de kracht van je team en je partners, en breng samen alle inzichten op tafel. Dan kom je tot de beste oplossingen. Co-creatie op zijn best.’

Opstelling van de zalen tijdens het Hybride Event
De techniek houdt alles goed in de gaten

Over deze bijeenkomst
Wat: Eendaagse kennisbijeenkomst voor ISA GROUP
Waar: Hotel De Bilderberg in Oosterbeek

ISA GROUP organiseerde een kennisbijeenkomst met middag en avondprogramma. De groep van 75 deelnemers was verdeeld over drie zalen met een onderlinge videoverbinding. De spreker was in iedere ruimte te zien en te horen door middel van een videoverbinding. Diner werd in de ruimte zelf geserveerd. Door middel van kleuren was er voor iedere groep een apart parkeergebied, een aparte looproute en een eigen ingang.

"Wil jij een hybride event organiseren en ben je benieuwd naar de mogelijkheden hiervoor bij Bilderberg? Wij denken graag met je mee om ook in deze nieuwe tijden onvergetelijke bijeenkomsten met impact te organiseren."


                          Marieke_Transparant_spiegelbeeld.png

Gratis webinar

Maak jouw event hybride

Zelf zien hoe een hybride event in zijn werk gaat en de beste tips ontvangen van onze hybride experts? Schrijf je in voor ons webinar! Donderdag 10 september om 10 uur delen we onze kennis over de technische mogelijkheden, geven we tips voor sprekers en laten we zien hoe hybride events eruit werken.

Meer verhalen