Hoe heb je het afgelopen jaar ervaren?

“Bijzonder roerig. In maart werd onze hele agenda leeg geveegd, dat was enorm confronterend. Maar wij zijn niet afhankelijk van materialen, zoals sommige leveranciers in onze branche. Mede hierdoor kunnen we snel schakelen en hebben we onze dienstverlening aangepast naar online en hybride events.”

“Wij zijn een dienstverlenend bedrijf, ons businessmodel is het leveren van creatie, organisatie en advies. We hebben een bureaufunctie en zijn de spil in het web van grote evenementen. Aan de ene kant hebben we te maken met opdrachtgevers en aan de andere kant met de leveranciers. We beheren ook de budgetten voor veel van onze opdrachtgevers. Als je dan in situaties komt waarbij geannuleerd moet worden, zijn we niet alleen verantwoordelijk voor de opdrachtgever, maar ook voor ons eigen bureau en voor de leveranciers. Je wilt het voor iedereen netjes afhandelen. Het was een precaire situatie. Er waren geen fysieke events, maar we hebben wel enorm veel werk verricht. Gelukkig hebben we een goede verstandhouding met alle partijen. We zijn het gesprek aangegaan en er met iedereen goed uitgekomen.” 

“Ook zijn we vrij snel naar de mogelijkheden in plaats van naar de onmogelijkheden gaan kijken. Hoe kunnen we mensen toch met elkaar blijven verbinden? Er ging een wereld voor ons open op digitaal gebied. In rap tempo hebben we onze kennis van online events ontwikkeld en verbreed. Daar heeft ons team een grote rol in gespeeld en daar ben ik trots op. Samenvattend was het weliswaar een moeilijk en zwaar jaar, maar het is óók een bijzondere en leerzame reis geweest. Het afgelopen jaar heeft ons veel nieuwe waardevolle inzichten opgeleverd.”

Hoe zie je de toekomst van meetings en events?

“Het afgelopen jaar heeft iedereen leren omgaan met online vergaderen en ontmoeten. Zelfs degenen die er niks van moesten hebben konden er niet langer omheen. We hebben geleerd dat online meetings veel voordelen hebben. Het werkt efficiënt, kost minder tijd, minder geld, het is duurzaam - het is bizar hoeveel minder CO2-uitstoot er het afgelopen jaar is geweest – en meer van dat soort dingen. Dus ik verwacht dat online samenkomen beklijft. Maar alles is natuurlijk afhankelijk van het doel van het event. Voor het ene doel is online geschikter en voor het andere doel fysiek. Dit zal per geval bepaald moeten worden. Wij organiseren inhoudelijke events. Wil je inhoudelijke kennis overbrengen of een bedrijfsupdate geven, dan is dat online prima te doen. Al moet je je wel afvragen of de impact van de boodschap net zo groot is als met een live event. Kijk je naar ander doelen, zoals netwerken, de organisatiecultuur beheren, teambuilding, relaties verstevigen of grote deals sluiten: dat doe je niet zo snel online. Dus of je een event online, offline of hybride gaat organiseren hangt af van de doelstellingen. Voor ons betekent het dat de gereedschapskist groter is geworden. We beschikken nu over nog meer tools om de gewenste impact bij de doelgroep te bewerkstelligen.”

Hadden jullie voor 2020 al ervaring met online en hybride events?

“Met name live streamen was voor ons al een tweede natuur. Maar dan meer in de zin van dat mensen die er fysiek niet bij konden zijn, het evenement toch gedeeltelijk konden volgen. Ook deden we al veel met het maken van content tijdens het event in de vorm van een magazine, videocontent of whitepaper. Die content deelden we na het evenement via social media en e-mail, waardoor we de impact en de boodschap konden vergroten en verlengen. Maar online events ter vervanging van een fysiek evenement, dat kwam voor 2020 weinig voor. Ik ben er ook echt van overtuigd dat online kansen biedt. Neem bijvoorbeeld een internationaal congres waarbij leiders uit de hele wereld samenkomen, die hebben we voor de Rijksoverheid regelmatig georganiseerd. Het zal echt nog wel even duren voordat dit soort grootschalige internationale bijeenkomsten weer gehouden gaan worden. In dit soort gevallen zijn hybride events een uitkomst. Waarbij een deel van de bezoekers fysiek deelneemt en een deel het congres online bijwoont. Bovendien speelt duurzaamheid een steeds belangrijkere rol. Is de fysieke deelname aan die bijeenkomst, waarbij mensen uit alle delen van de wereld worden ingevlogen, nu echt noodzakelijk of niet? Men zal in de toekomst selectiever zijn en niet meer klakkeloos voor een live event kiezen. En men kán nu ook kiezen, want de techniek is er.”

Wat is de volgende stap?

“De volgende stap is: hoe komen we tot een écht goed hybride event. Op dat vlak zijn er namelijk nog wel wat uitdagingen te overwinnen. Een fysiek event filmen en streamen, dat levert weinig betrokkenheid op bij de online deelnemers. Online moet dus echt anders vormgegeven worden. De aandachtspanne van online deelnemers is veel korter, ze zijn snel afgeleid. Een fysiek event is de enige manier van communicatie waar een groep mensen zich urenlang in een compleet geregisseerde omgeving bevindt. De deelnemers zijn afgesloten van de buitenwereld en zijn compleet gefocust. Online deelnemers zitten achter een schermpje, er  lopen misschien kinderen of huisdieren, hun mobieltje gaat af…"

"Kortom: om mensen thuis bij het event te betrekken, zal het programma aangepast moeten worden, met meer interactie. Wij als bureau moeten daar een adviesrol in spelen. Straks krijgen we evenementen waarbij bijvoorbeeld honderd mensen in de zaal zitten en vijfhonderd mensen online. Een (extra) deel van het programma moet dan worden toegespitst op die online groep. Ik denk dan bijvoorbeeld aan een simultaan programma met interactieve componenten. Over het algemeen zullen de fysiek aanwezigen meer waarde hechten aan netwerken, persoonlijk contact, beleving, terwijl de online groep puur voor de inhoud gaat. De vraag is natuurlijk: wat doet dit met ons businessmodel? Ik verwacht dat er meer behoefte zal komen aan creativiteit en expertise.”

Wat wordt belangrijk bij het kiezen van een locatie?

“Er zal minder op locatie georganiseerd worden. Er komen meer kleinschalige evenementen met kleinere groepen. Daarentegen: als je naar 9/11 kijkt, toen dachten we ook ‘ik stap nooit meer in een vliegtuig’. Maar voor we het wisten was alles weer normaal. Mensen vergeten snel. Bovendien hebben mensen gewoon behoefte aan fysiek contact. Ik denk dat er volgend jaar gewoon weer grote festivals georganiseerd gaan worden voor veertigduizend man en dat de stadions weer vol zitten. Dat gaat gebeuren. Mensen willen dat. Het is ook een positieve eigenschap van de mens; door samen te komen, ontwikkelen we ons. Maar in 2021 zal het allemaal nog wat kleinschaliger zijn. Wie een groot bereik wil, zal hybride gaan.”

“Locaties moeten de maatregelen in acht nemen, de hygiëne moet gewaarborgd zijn. Alleen al omwille het imago van de opdrachtgever. Stel dat er een foto wordt gemaakt waarbij mensen zich niet op anderhalve meter afstand bevinden en die foto komt in de krant of op social media? Dat willen bedrijven voorkomen. Het moet allemaal goed geregeld zijn en daar ligt een taak voor de locatie. Ook als de maatregelen verdwijnen en de mogelijkheden worden versoepeld, blijft hygiëne belangrijk. Mensen letten daar nu meer op. Maar uiteindelijk zal ook dat weer normale proporties aannemen. Wat verder belangrijk is: flexibiliteit, gastvrijheid, de ligging van de locatie, duurzaamheid. Allemaal thema’s die eigenlijk al belangrijk waren. Als bureau zijn we heel erg bezig met duurzaamheid, dus we gaan alleen in zee met locaties die hier actief mee bezig zijn. We kijken bijvoorbeeld of locaties groene stroom hebben, of ze aan afvalscheiding doen, of ze lokale producten gebruiken, of er een treinstation in de buurt ligt en zo niet: of er een mogelijkheid is om een elektrische bus te laten rijden, dat soort dingen. Eigenlijk zijn onze criteria niet veranderd.”

Zijn er verder nog zaken waar locaties rekening mee kunnen houden?

“Als je een goed hybride event wilt organiseren, dan heb je meerdere camera’s nodig. Er zitten mensen in de zaal, dus je wilt een camerastandpunt over het publiek heen. In veel hotels zijn de plafonds laag, dus dat kan een probleem zijn. Echte evenementenlocaties zijn groter, daar heb je meer mogelijkheden qua licht, geluid en dus ook camera’s. Het zou voor hotels een optie kunnen zijn om één zaal op te offeren en geschikt te maken voor een studio voor online doeleinden.”

Wat zal het voornaamste doel zijn bij fysieke bijeenkomsten?

“Dat hangt ervan af, gaat het om een interne of externe doelgroep? Medewerkers of relaties? Op dit moment is er grote behoefte aan interne evenementen. Je moet je voorstellen: het personeel werkt al een jaar thuis, de enige collega’s met wie ze contact hebben, zijn directe collega’s. De binding met het bedrijf en met andere collega’s is ver te zoeken. Eén van onze klanten heeft bijvoorbeeld drieduizend mensen in dienst en daar zijn er het afgelopen jaar nog eens vierhonderd bij gekomen. Deze mensen zijn nog nooit op kantoor geweest. Normaal gesproken volgen ze trainingen en events om gemotiveerd en betrokken te worden en om de bedrijfscultuur en collega’s te leren kennen. Ik geloof dat er straks, als het weer kan, een hausse komt van dit soort interne evenementen. Daar moeten we wel op voorbereid zijn.”

Wat is je tip voor boekers van meetings en events?

“Belangrijk is de vormgeving van evenementen. We kunnen niet meer terug naar 2019, toen het genoeg was om een camera op het podium te richten en klaar. Er is kennis nodig om online en hybride events op de juiste manier vorm te geven, voor te bereiden en te integreren. In feite is er een compleet nieuwe eventvorm bij gekomen. Nu moeten we de kennis gaan ontwikkelen om die nieuwe eventvorm optimaal te gaan benutten. De vraag is of boekers deze kennis moeten hebben of wellicht iemand die hen advies kan geven? Moeten de opdrachtgevers zich hierin opleiden? Of de locaties? Dat is de vraag. Zoals gezegd: de gereedschapskist om impact te maken is groter geworden. Maar wat heb je aan een nieuwe hamer als je niet weet hoe je ermee om moet gaan? We zullen dus heel snel kennis moeten ontwikkelen, dat geldt voor alle partijen uit de evenementenketen.”

Heb je ook een tip voor locaties?

“In feite is er een nieuwe expertise bijgekomen. Dus ik verwacht dat het inhuren van die expertise een vlucht gaat nemen. Een goed event organiseren is écht een vak. Een goed hybride of online event organiseren is óók echt een vak. Als locatie moet je hier rekening mee houden. Je moet elke aanvraag goed analyseren en waar nodig bijvoorbeeld een partnership aangaan met een evenementen- of adviesbureau.”

Terugkijkend en vooruitkijkend, wat is je belangrijkste conclusie?

“Op korte termijn is het handig om met verschillende scenario’s te werken, dus om een plan B achter de hand te hebben. Afhankelijk van de regels zou je een locatie moeten kunnen boeken die meebeweegt met wat wel en niet mag. Mogen grotere groepen, dan gaan we voor een grotere zaal. Mogen er minder mensen in de zaal, dan willen we een kleinere ruimte. En wat zijn de mogelijkheden met betrekking tot camera posities? Kan er een studio gerealiseerd worden? Of kan het event en het publiek over meerdere ruimtes worden verdeeld? Kortom: locaties zullen een grote mate van flexibiliteit aan de dag moeten leggen.”

“Opdrachtgevers zijn nog steeds terughoudend. Aan de ene kant staan ze te trappelen, maar aan de andere kant vinden ze het nog te onzeker. Online events durven ze wel aan. Maar daarbij verwachten ze gek genoeg dat we die in no time kunnen organiseren. Echter, net als bij fysieke events geldt: je hebt tijd nodig om te creëren, te ontwikkelen en ook om de doelgroep te betrekken. Een korte aanlooptijd draagt niet bij tot de kwaliteit en het succes van het event. Daar moeten opdrachtgevers realistisch in zijn. Het is onze taak, als eventbranche, om ze daarop te wijzen. We moeten het gesprek aangaan en we moeten veerkrachtig zijn. Locaties moeten er bovendien rekening mee houden dat het straks heel druk gaat worden, dan men volop opties gaat nemen. Hoe ga je daarmee om?”

“Afsluitend zou ik willen zeggen dat online niet meer weg te denken is uit het evenementenlandschap. Het is een heel geschikt medium voor bepaalde doelen. Tegelijkertijd zullen fysieke events altijd blijven. De kracht van live events heeft zich bewezen. Elkaar ontmoeten is een primaire levensbehoefte van de mens. Maar de crisis heeft er wel toe geleid dat duurzaamheid en efficiency nóg belangrijker worden. Men zal zich steeds afvragen: wat is ons doel en hoe kunnen we dit het beste bereiken: met een fysiek, online of hybride event?”