"Mensen zijn op zoek zijn naar mogelijkheden om elkaar fysiek te kunnen ontmoeten”

Hoe ziet de toekomst van meetings & events eruit? Diverse event experts geven hún visie op meetings en events in 2021 en verder. In dit artikel laten we Liesbeth van Belkom (Bilderberg Hotels) graag aan het woord.

Deel deze pagina

Liesbeth van Belkom is Director of Sales bij Bilderberg Hotels. Behalve voor het aansturen van de salesteams is ze mede verantwoordelijk voor de top vijfhonderd grootste zakelijke accounts. Van Belkom: “Belangrijk is om de vinger aan de pols te houden van wat er in de markt speelt. We volgen trends en ontwikkelingen op de voet en vertalen ze door naar oplossingen voor onze opdrachtgevers. Wat ik heel sterk merk: iedereen wil niets liever dan elkaar weer fysiek kunnen ontmoeten.”

Vergaderen bij Bilderberg
Liesbeth van Belkom
“We hebben het afgelopen jaar zoveel nieuwe mogelijkheden, vormen en concepten bedacht.”

Hoe heb je het afgelopen jaar ervaren?

“Onze adviserende rol is het afgelopen jaar nog belangrijker geworden. We merken dat onze relaties echt op zoek zijn naar mogelijkheden om elkaar fysiek te kunnen ontmoeten. Wij helpen door alle trends, ontwikkelingen en richtlijnen bij te houden en naar mogelijkheden te vertalen. We sparren momenteel dus heel wat af, met elkaar en met opdrachtgevers. We noemen dat ‘Terug naar de tekentafel’, inmiddels een gevleugelde uitspraak binnen Bilderberg. Daarmee bedoelen we dat we ons in allerlei scenario’s verdiepen met als rode draad: hoe zullen bijeenkomsten er straks uit komen te zien? Dat levert veel moois op. We hebben het afgelopen jaar zoveel nieuwe mogelijkheden, vormen en concepten bedacht... Dus ondanks alles is het voor ons toch heel inspirerend en leerzaam geweest.”

Hoe zie je de toekomst van meetings en events?

“Positief. Onze opdrachtgevers staan te popelen om elkaar te ontmoeten. ‘Zodra het weer mag, komen we!’ Dat horen we van iedereen. Dus de zin is er. De wil is er. Het bruist en het borrelt op ieder vlak. Maar: het zal wel anders worden. Ik verwacht dat we zeker de rest van dit jaar nog rekening moeten houden met de anderhalve meter maatregel. En er zal een combinatie komen van online, offline en hybride.”

“Bijeenkomen om het bijeenkomen zal er voorlopig niet bij zijn.”

“Simpele en korte overleggen zullen de komende tijd nog online plaatsvinden. Bijeenkomen om het bijeenkomen zal er voorlopig niet bij zijn. Wat de offline bijeenkomsten betreft blijven we te maken houden met die anderhalve meter, wat invloed heeft op de capaciteit van de accommodaties. De groepen zullen kleiner zijn of verdeeld worden over meerdere locaties."

“Vanuit onze klanten verneem ik dat het momenteel vooral ontbreekt aan sociale binding. Tussen bedrijf en medewerkers en tussen medewerkers onderling. Ik denk dan ook dat fysieke bijeenkomsten met als doel ‘verbinding’ en ‘betrekken’ als eerste weer op de agenda komen te staan. Waarbij de nadruk ligt op de toegevoegde waarde die het extern bijeenkomen biedt: in de juiste omgeving, volledig worden ontzorgd, ondersteunend aan de doelen die men wil bereiken. Uiteraard staan veiligheid en hygiëne voorop. Daarnaast moeten wij als hotels zorgen voor een perfecte (technische) organisatie, handige looproutes en goed eten en drinken.”

“Perfecte verbindingen en streaming mogelijkheden mogen gewoon niet meer ontbreken.”

Welke rol krijgt online/hybride in het evenementenlandschap?

“Fysiek ontmoeten blijft de grootste wens van onze relaties. Een alternatief of aanvulling hierop is hybride. Het zal voorlopig nog zo zijn dat sommige deelnemers niet fysiek aanwezig kunnen of willen zijn. Daarom denk ik dat de rol van technologie steeds groter wordt. Perfecte verbindingen en streaming mogelijkheden mogen gewoon niet meer ontbreken. Daarom werken we met professionele partners die dit voor ons verzorgen. Met deze partners hebben we ook twee permanente studio’s in onze hotels gebouwd die voor allerlei online doeleinden te gebruiken zijn. Door de techniek uit te besteden aan professionals kunnen wij ons blijven richten op het verzorgen van het event en het ontzorgen van de gasten.”

“Daarnaast speelt technologie ook in de oriëntatiefase een belangrijke rol; persoonlijk vind ik dat één van de voordelen die deze crisis heeft opgeleverd. Een accommodatiebezoek is niet altijd nodig. Zo hebben we bij Bilderberg virtuele tours van onze hotels gemaakt die ook op de websites staan. Vervolgens kunnen zaken onder het genot van een ‘virtueel kopje koffie’ worden besproken."

Webinar Studio bij Résidence Groot Heideborgh
Webinar Studio bij Résidence Groot Heideborgh

Wat wordt belangrijk bij het kiezen van een locatie?

“Hygiëne en veiligheid staan met stip op één. Dat was voorheen ook al belangrijk, alleen kwam het toen niet bij mensen op om het te benoemen. Men ging er gewoon vanuit dat het goed geregeld was. Gasten willen nu meer inzicht hebben in hoe dingen geregeld zijn. Wat doen wij achter en voor de schermen om alle regels in acht te nemen? Want: te weinig communicatie draagt bij aan een onveilig gevoel, maar een overkill draagt ook bij aan een onveilig gevoel. Het gaat om de juiste balans en daar zijn we constant mee bezig: hoe krijgen we de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plek. Denk bijvoorbeeld aan een mail aan de deelnemers voorafgaand aan het evenement, maar ook aan QR-codes op centrale plekken in het hotel en de aanwezigheid van een veiligheid & hygiëne coördinator. De bottomline is dat accommodaties ervoor moeten zorgen dat aan alle regels en richtlijnen wordt voldaan, zodat opdrachtgevers hier geen zorgen over hoeven te hebben. Tegelijkertijd ligt hier natuurlijk ook een stukje verantwoordelijkheid voor de gasten zelf.”

“Uiteindelijk zal een goede hygiëne weer een vanzelfsprekendheid worden en wat meer op de achtergrond komen.”

“Uiteindelijk zal een goede hygiëne weer een vanzelfsprekendheid worden en wat meer op de achtergrond komen. Dan zullen criteria als service, uitstekende eten en drinken, technologische ondersteuning en duurzaamheid in de breedste zin van het woord weer de boventoon gaan voeren. Ons doel is om op al deze gebieden onderscheidend te zijn. Zo zijn we bezig met nieuwe eet en drink concepten en werken we aan een nieuw duurzaamheidverslag.”

Wat zal het voornaamste doel zijn bij fysieke bijeenkomsten?

“Verbinden en betrekken. Dat zijn twee veel genoemde doelen. Onderdeel hiervan is van elkaar leren, naar elkaar kijken, luisteren, feedback geven en ontvangen, teamwork, teambuilden, samen ontdekken en brainstormen. Verder zien we dat organisaties die theoretische kennis overdragen en die dit online zijn gaan doen, dit voorlopig online blijven doen. Ook merken we nog terughoudendheid als het gaat om ‘vieren’. Organisaties willen wel feest vieren, maar vinden het nog wat spannend. Dat is begrijpelijk, die tijd komt wel weer. Overigens betekent het niet dat evenementen geen fun-elementen mogen hebben. Samen ‘fun’ hebben helpt juist bij het verbinden.”

Wat is je tip voor boekers van meetings en events?

“Dat ze zich realiseren dat we voorlopig echt even anders naar bijeenkomsten moeten kijken. Ook al zullen we straks meer mogen, we kunnen niet in één keer terug naar hoe het was. Ik verwacht dat we tot het eind van het jaar nog aan die anderhalve meter vastzitten. Dat heeft consequenties voor de capaciteit per ruimte en voor een heel hotel. Veel locaties – wij ook – hebben veel vraag voor de populaire weken in september en oktober. Er is van alles mogelijk, maar het zal anders zijn. Denk aan evenementen waarbij een groep over verschillende ruimtes wordt verdeeld of dat zich in verschillende hotels afspeelt.”

“Een unieke beleving bezorgen is één van onze kroonwaarden en dat kunnen we ook op andere, aangepaste, manieren.”

“Ik merk dat veel bedrijven hier nog echt zoekend in zijn. Ze schetsen vaak nog een ideaal plaatje of grijpen terug naar de situatie zoals die voor corona was. Dat is logisch, maar voorlopig nog niet realistisch. Als Bilderberg doen we er dan ook alles aan om onze relaties hierbij te helpen en te adviseren. Ook al is dit in eerste instantie niet het scenario dat ze eigenlijk wensen en we soms zelfs nee moeten zeggen. Dat druist volkomen tegen ons gevoel van gastvrijheid in, maar we vinden het belangrijk om een realistisch advies te geven. Een unieke beleving bezorgen is één van onze kroonwaarden en dat kunnen we ook op andere, aangepaste, manieren.”

“Ook is het extra belangrijk geworden om goede voorwaarden af te spreken. Niemand kan in een glazen bol kijken, we weten niet wat de toekomst brengt en daarom zullen we meer als partners te werk moeten gaan. In een partnership probeer je risico’s te spreiden en te delen. Dat is voor sommigen best nog even nieuw. Tot slot zien we dat veel bedrijven weer veel langer van te voren gaan boeken. Dat is logisch en slim, want er zijn veel meetings en events in te halen en er is natuurlijk maar beperkte ruimte.” 

Virtual Tours bij Bilderberg
Virtual Tours bij Bilderberg

Terugkijkend en vooruitkijkend, wat is je belangrijkste conclusie?

“Op de korte termijn zullen we rekening moeten blijven houden met de afstand en een veilige omgeving. Maar dankzij alle technologische ontwikkelingen en door met verschillende scenario’s te werken zullen er volop mogelijkheden blijven bestaan om elkaar buiten de deur te ontmoeten.”

"Wil jij een event organiseren en ben je benieuwd naar de mogelijkheden hiervoor bij Bilderberg? Wij denken graag met je mee om ook in deze nieuwe tijden onvergetelijke bijeenkomsten met impact te organiseren."


                          Anouk-Keurntjes-transparant-bijgesnedenpng.png

Meer verhalen