“Zonder fysieke bijeenkomsten is de NVD niet levensvatbaar”

Hoe ziet de toekomst van meetings & events eruit? Diverse event experts geven hún visie op meetings en events in 2021 en verder. In dit artikel laten we Ingrid Geul en Jolanda van Driel (NVD) graag aan het woord.

Deel deze pagina

Ingrid Geul werkt als zelfstandig ondernemer in de secretaressebranche en is voorzitter van de Nederlandse Vereniging van Directie- en managementondersteuners (NVD). Jolanda van Driel is management assistent en verantwoordelijk voor de pr en communicatie binnen de vereniging. De NVD is verdeeld in acht regio’s die ieder zes bijeenkomsten per jaar organiseren. Daarnaast zijn er jaarlijks drie landelijke bijeenkomsten; twee keer een ALV met TOP-middag en één TOP-dag. TOP staat voor Training en Opleiding. In totaal organiseert de NVD zo’n 51 bijeenkomsten per jaar. 

Ingrid Geul
Jolanda van Driel
“Webinars zijn makkelijk toegankelijk. Het maakt niet uit waar je bent, je kunt er altijd bij zijn.”

Hoe hebben jullie het afgelopen jaar in het evenementenlandschap ervaren?

Ingrid: “Tijdens de eerste lockdown zijn we binnen de NVD vrijwel meteen overgestapt van fysieke bijeenkomsten naar webinars. In het begin was dat even zoeken. Hoe werkt het? Hoe gaan we het doen? Gelukkig hebben we partners van onze vereniging met ervaring in online workshops, dus eigenlijk hadden we alles snel op de rit. Wat meteen opviel was dat de opkomst vele malen groter was dan bij ‘normale’ kennisbijeenkomsten. Bovendien waren de meetings ‘regio-overschrijdend’. Zo namen leden uit het hele land deel aan een webinar in Limburg. Een ander opvallend punt was dat leden per persoon beduidend meer webinars volgden dan anders.”

Jolanda: “Voorheen, als je bijvoorbeeld een bijeenkomst in Eindhoven had, was je er een halve dag aan kwijt. En nu, als de webinar na werktijd begint, kun je gewoon inloggen en voilà. Webinars zijn makkelijk toegankelijk. Het maakt niet uit waar je bent, je kunt er altijd bij zijn.”

Hebben jullie het afgelopen jaar geen fysieke bijeenkomsten gehouden?

Ingrid: “Jawel, we hebben nog één fysieke bijeenkomst gehad. Dat was in september bij Center Parcs De Eemhof. Het was nog spannend of het door kon gaan, maar uiteindelijk is het gelukt. In een grote ruimte stonden grote ronde tafels waaraan - uiteraard op anderhalve meter - zes personen zaten. De tafels stonden ver uit elkaar. Daarnaast was er een leuke buitenactiviteit, allemaal geheel volgens de richtlijnen.”

Jolanda: “Tijdens de activiteit werd er genetwerkt. Hier zijn mooie samenwerkingen uit voortgekomen.”

“Zonder fysieke bijeenkomsten is een vereniging niet levensvatbaar.”

Dus een fysiek event levert wellicht sneller mooie contacten op?

Jolanda: “Ja, dat is zeker zo. Het nadeel van online meetings is dat je niet spontaan met mensen aan de praat raakt. Het netwerkelement ontbreekt. Binnenkort gaan we een pilot doen, een soort online netwerkcafé, waarbij we ook partners de gelegenheid geven om deel te nemen. Dit kan bijvoorbeeld een locatie zijn en andere leveranciers. Op die manier willen we hen toch een podium geven. We proberen steeds mee te bewegen met de ontwikkelingen en toch met elkaar in verbinding te blijven. Want die verbinding, daar gaat het om bij een vereniging als NVD.”

Hoe zien jullie de toekomst van meetings en events?

Jolanda: “Na corona gaan we zeker weer fysieke events organiseren. Maar de webinars blijven, die hebben zichzelf bewezen. Echter, als je de verbinding met je leden wilt houden, en dat willen we, dan kun je als vereniging niet zonder fysieke bijeenkomsten.”

“Uiteindelijk zal het ernaar toe gaan dat mensen zelf de keuze maken: wil ik fysiek aanwezig zijn of volg ik de bijeenkomst liever online?”

Ingrid: “Zonder fysieke bijeenkomsten is een vereniging niet levensvatbaar, zoveel hebben we wel geleerd. Maar ik denk dat we straks steeds een weloverwogen keuze gaan maken: doen we dit event fysiek, hybride of online? We willen daarin flexibel zijn. Dat vragen we ook van onze partners. Locaties zullen we vragen flexibel te zijn en mee te denken hoe we de bijeenkomst ook hybride kunnen aanbieden.”

Jolanda: “Uiteindelijk zal het ernaar toe gaan dat mensen zelf de keuze maken: wil ik fysiek aanwezig zijn of volg ik de bijeenkomst liever online? Voor sommige mensen weegt het opdoen van kennis het zwaarst, die zullen online kiezen. Anderen willen juist ontmoeten en netwerken, die willen graag fysiek aanwezig zijn.”

Welke rol krijgen online en hybride in het evenementenlandschap?

Ingrid: “Een belangrijke rol. Ook na corona. Wij denken dat locaties moeten investeren in het aanbieden van hybride bijeenkomsten. Wij als vereniging hebben behoefte aan locaties die de juiste expertise hebben, niet alleen op het gebied van de technische mogelijkheden, maar ook wat betreft de richtlijnen. Wat mag op dit moment wel en wat mag niet? En hoe kunnen we het event dan het beste vormgeven? Als opdrachtgever wil je daar geen zorgen over hebben, je wilt gewoon zeker weten dat het goed zit. Dan is het fijn als de locatie hierin de expert is.”

Wat wordt belangrijk bij het kiezen van een locatie?

Ingrid: “Belangrijk voor ons is als de locatie de leidende rol neemt. Welke regels zijn er? Hoe kunnen we toch een goed evenement organiseren? Hoe kunnen we veiligheid en hygiëne waarborgen?”

Jolanda: “Belangrijk is of een locatie is voorzien van uitstekende live stream mogelijkheden, zodat er snel geschakeld kan worden tussen live, hybride of online. Het zou goed zijn als er vooraf verschillende scenario’s worden doorgenomen. Dat er een plan B is als het oorspronkelijke evenement niet door kan gaan. Wat kan de locatie in dat geval aanbieden?”

Ingrid: “Verder is het heel belangrijk dat er soepele annuleringsmogelijkheden zijn. Het afgelopen jaar hebben we regelmatig events moeten verplaatsen. Steeds kon het weer niet doorgaan. Heel stressvol allemaal. Als je dan als locatie blijft vasthouden aan de ‘oude’ annuleringsvoorwaarden, brengt dat enorme kosten met zich mee. De keuze van een locatie hangt nu dus erg af van hoe flexibel men zich opstelt en hoe er wordt meegedacht.”

Webinar Studio
Event 1,5 meter
“Écht connecten met elkaar, dat kan alleen fysiek.”

Wat zal het voornaamste doel zijn bij fysieke bijeenkomsten?

Ingrid: “Netwerken en verbinden. Als het gaat om kennis opdoen; dat kan heel goed online. Maar écht connecten met elkaar, dat kan alleen fysiek. We merken dat onze leden daar nu enorm veel behoefte aan hebben.” 

Jolanda: “Met een mooie locatie trigger je ook de interesse bij de deelnemers. Als je een event op een bijzondere locatie organiseert, kan het mensen over de streep trekken om te komen. Bovendien praten ze erover op social media, het wordt veel gedeeld. Dus ook marketingdoeleinden kunnen een motivatie zijn om voor fysieke evenementen te kiezen.”

Ingrid: “Een ander doel is dat de deelnemers bij een fysiek evenement lekker in de watten gelegd kunnen worden, ze helemaal onder te dompelen in een bepaalde sfeer. Als deelnemer mag je even alles loslaten. Je hoeft alleen maar te genieten van de workshops, de sprekers, lekker eten, leuke activiteiten, de mooie omgeving, de sfeer, de andere deelnemers… En aan het eind van de dag neem je een unieke ervaring mee naar huis.”

“Denk in mogelijkheden. Een probleem is er om opgelost te worden.”

Wat is jullie tip voor boekers van meetings en events?

Ingrid: “Mijn tip aan de initiators van het event is dat je aan de locatie goed vertelt wat het doel van de bijeenkomst is. Wat wil je ermee bereiken? En houdt rekening met een plan B. Zorg dat de locatie aangeeft wat de mogelijkheden zijn. Welke alternatieven kunnen ze bieden als het event niet fysiek door kan gaan? 

Jolanda: “Denk in mogelijkheden. Een probleem is er om opgelost te worden.”

“De behoefte aan tv-studio’s is nog nooit zo groot geweest.”

Hebben jullie ook een tip voor locaties?

Ingrid: “Geef duidelijk aan wat op dit moment de mogelijkheden zijn en welke maatregelen er gelden. Houd deze informatie up-to-date en vermeld het op je website. Wees de expert. Geef aan wat je doet om de bijeenkomst veilig en hygiënisch te laten verlopen. Wees flexibel met annuleringen. Denk mee. En biedt alternatieven aan: welke scenario’s zijn er als het event niet fysiek door kan gaan?”

Jolanda: “Investeer in een (vaste) tv-studio in je locatie van waaruit live streams verzorgd kunnen worden. Of nog beter: ga de studio actief vermarkten. Iedereen is tegenwoordig met online meetings en events bezig; de behoefte aan tv-studio’s is nog nooit zo groot geweest.”

“De toekomst draait om meedenken, meebewegen, samenwerken en denken in oplossingen.”

Terugkijkend en vooruitkijkend, wat is jullie belangrijkste conclusie?

Ingrid: “Een succesvolle bijeenkomst staat of valt met samenwerking. Zowel de organisator als de locatie willen dat het event succesvol wordt, hoe dan ook. Dat kan alleen als je met elkaar meedenkt, je flexibel opstelt en samenwerkt.”

Jolanda: “De bottomline is dat zowel locaties als organisatoren creatief en meegaand moeten zijn. De toekomst draait om meedenken, meebewegen, samenwerken en denken in oplossingen.” 

"Wil jij een event organiseren en ben je benieuwd naar de mogelijkheden hiervoor bij Bilderberg? Wij denken graag met je mee om ook in deze nieuwe tijden onvergetelijke bijeenkomsten met impact te organiseren."


                          Anouk-Keurntjes-transparant-bijgesnedenpng.png

Meer verhalen