“Je moet elkaar zien om elkaar te begrijpen”

Hoe ziet de toekomst van meetings & events eruit? Diverse event experts geven hún visie op meetings en events in 2021 en verder. In dit artikel laten we Anouk Roohé (Meetingselect) graag aan het woord.

Deel deze pagina

Anouk Roohé is medeoprichter van Meetingselect en gespecialiseerd in strategisch meeting management. Meetingselect is dé online meeting booking tool met meer dan 500.000 vergaderruimtes wereldwijd. Roohé: “De kracht van ons bedrijf is dat we technologie combineren met klantgerichte dienstverlening, zoals persoonlijke assistentie bij het boeken van hotels en vergaderlocaties.” 

Vergaderzaal bij Bilderberg
Anouk Roohé
“De wereld van meetings en events is een vrij traditionele wereld.”

Hoe heb je het afgelopen jaar ervaren?

“Het was een raar jaar met hoogte- en dieptepunten. Veel meetings werden gecancelled en er werden weinig nieuwe fysieke meetings geboekt. Aan de andere kant hebben we – met een aantal partners – geïnvesteerd in het aanbieden van online sessies en meetings en dat heeft vruchten afgeworpen. Ook hebben we dit jaar een aantal grote aanbestedingen gewonnen en mooie nieuwe klanten mogen verwelkomen. Het was, kortom, een rollercoaster en we kunnen niet wachten om weer volledig aan de slag te gaan.”

“Bij online meetings mist iets essentieels, de verbinding is er niet.”

Hoe zie je de toekomst van meetings en events?

“We merken dat corporate bedrijven de afgelopen periode hebben benut om over hun meetingbeleid na te denken. Dat is een goede zaak. De wereld van meetings en events is een vrij traditionele wereld, veel meetings worden nog telefonisch geboekt. Het komt zelfs nog voor dat offertes gefaxt worden. Daar viel nog een wereld te winnen. Door corona is men technologie met andere ogen gaan bekijken. Wij zijn een tech bedrijf en roepen al jaren dat het boeken van vergaderruimtes veel makkelijker en efficiënter kan. Het lijkt erop dat die boodschap nu daadwerkelijk is overgekomen.”

“De eerste en de tweede coronagolf waren een enorme boost voor online meetings. In eerste instantie leek het de perfecte oplossing. Ondertussen heeft de coronacrisis zó lang geduurd dat we geleerd hebben dat online meetings ook nadelen hebben. Je krijgt er geen energie van zoals bij een fysieke bijeenkomst. De concentratiespanne is heel kort, mensen raken snel afgeleid. Als de inhoud even niet trekt, dwalen de gedachten af en gaan ze andere dingen doen. Mensen zetten de camera uit, zodat je de grip kwijt bent. Kortom: bij online meetings mist iets essentieels, de verbinding is er niet. De komende tijd zal er zeker nog een mix zijn van online en offline, maar ik geloof niet dat online uiteindelijk de plaats van fysieke meetings gaat innemen. Ik geloof wel dat online aan het assortiment wordt toegevoegd zodat er een gezonde mix ontstaat. Want online heeft ook voordelen: het is niet plaatsgebonden, je kunt vanuit de hele wereld inloggen, de deelnemersaantallen kunnen flink omhoog…”

Wat is jouw visie op online en hybride events?

Wij zijn een techbedrijf. Voor corona zagen we dat mensen continu de hele wereld over gingen voor trainingen en meetings. Tijdens corona stopte dat. Men ontdekte dat je trainingen en het overdragen van kennis prima online kunt doen. Maar zodra je een connectie wilt krijgen zie je dat online niet werkt. Teambuilding online? Dat gaat niet. Je moet elkaar zien om elkaar te begrijpen. Als je elkaar niet in de ogen kunt kijken, mis je de connectie. Dus zelfs bij trainingen en coaching, wat in feite prima online kan, zal het effect van online in vergelijking met fysiek minder zijn. Er is minder interactie, men heeft er minder gevoel bij, er is geen wow- of funfactor... Dat zijn allemaal factoren die een belangrijke rol spelen bij het succesvol overbrengen van een boodschap.”

“Er zijn polls die aangeven dat hygiëne een belangrijke rol speelt. Maar was dat niet altijd al zo?”

Wat wordt belangrijk bij het kiezen van een locatie?

“Dat is moeilijk te zeggen. Er zijn polls die aangeven dat hygiëne een belangrijke rol speelt. Maar was dat niet altijd al zo? Ik denk dat voldoende ruimte, waar mensen gemakkelijk afstand kunnen houden, nog wel een tijd belangrijk blijft. Denk bijvoorbeeld aan goede looproutes en het gegeven dat je geen andere groepen in de locatie wilt tegenkomen. Bij Meetingselect kunnen mensen eenvoudig de meest geschikte locatie zoeken die aan al die voorwaarden voldoet. Stel dat een boeker een ruimte zoekt met de volgende zoekopties: in Nederland, voor twintig personen, op anderhalve meter afstand in een cabaretopstelling. Dan verschijnen precies de locaties die dat bieden. Dankzij deze technologie, die wij tot in de puntjes hebben doorontwikkeld, is het zoeken en boeken van locaties supermakkelijk geworden.”

“Mensen willen bij elkaar komen, want dán gebeuren de mooiste dingen.”

Wat zal het voornaamste doel zijn bij fysieke bijeenkomsten?

“Verbinden, netwerken, connectie, energie voelen. Dat mis je bij online bijeenkomsten. Met fysieke bijeenkomsten kun je een gevoel meegeven. Mensen willen bij elkaar komen, want dán gebeuren de mooiste dingen. Denk aan een meerdaagse bijeenkomst: mensen komen elkaar tegen in de gang, raken aan de praat bij de borrel of het diner, zelfs in de trein of het vliegtuig worden er connecties gemaakt. Dat is zo tof en daar krijg je zoveel energie van. Dan ontstaan er nieuwe dingen. Dát is het doel van samenkomen. Tussen de eerste en de tweede coronagolf werden er duizenden aanvragen gedaan via onze bookingstool. Daardoor weten we nog sterker dat we niet zonder persoonlijke aandacht kunnen. Men zal gerust nog even voorzichtig blijven, maar uiteindelijk gaan we weer terug naar normaal.”

“Kijk verder dan het aantal gasten dat je fysiek kwijt kunt.”

Wat is je tip voor boekers van meetings en events?

“Het is essentieel om de technologie te omarmen. Er zijn zoveel mogelijkheden. Heel veel locaties bieden bijvoorbeeld een virtual tour aan, waarbij je een prima indruk krijgt van de look & feel van de locatie.”

“Bedenk ook wat je met online deelnemers kunt doen. Hier kun je misschien nieuwe omzet uit halen? Kies je voor een hybride event, denk dan goed na over een interactieve invulling. Het afgelopen jaar heb ik veel voorbeelden gezien waarbij het niet goed geregeld was. Dat er geen mogelijkheid was om live te chatten bijvoorbeeld, of, als er wel een chat was, dat er niet geantwoord werd. Daar kun je nu eigenlijk niet meer mee weg komen. Zorg dat je je zaakjes goed voor elkaar hebt.”

“De techniek is er, het is aan de boekers om er creatief mee om te gaan en het maximale eruit te halen.”

“Wat betreft fysieke bijeenkomsten: kijk verder dan het aantal gasten dat je fysiek kwijt kunt. Misschien zijn er mensen die online willen deelnemen? Die kun je dan online sessies laten volgen. Het fysieke event wordt dan meer een VIP-aangelegenheid met alle voordelen van dien. Nog een voorbeeld: stel dat een gast annuleert? Als boeker zou je hem of haar de gelegenheid kunnen geven om toch online deel te nemen. Zoals gezegd: de techniek is er, het is aan de boekers om er creatief mee om te gaan en het maximale eruit te halen.”

Heb je ook een tip voor locaties?

“Ook locaties moeten techniek aanbieden. Bedenk businessmodellen waarbij je bijvoorbeeld online per deelnemer of per aansluiting een bedrag rekent. Ik zou dat heel redelijk vinden. Maar: zorg dan wel dat het goed werkt.” 

“Embrace technology. Daar ligt de toekomst.”

Terugkijkend en vooruitkijkend, wat is je belangrijkste conclusie?

“Op dit moment merken we dat met verschillende scenario’s wordt gewerkt. Men wil het liefst fysiek organiseren, maar houdt alternatieven achter de hand voor als het niet door kan gaan. Maar straks, na corona, dan zullen er gewoon weer grote evenementen plaatsvinden, ook meerdaagse evenementen. Daarnaast zal er vaker een mix aangeboden worden van fysiek en online. Het positieve van hybride evenementen is dat er veel meer mensen kunnen deelnemen, dus: haal daar je voordeel uit. Tot slot zou ik willen zeggen: embrace technology. Daar ligt de toekomst.”

"Wil jij een event organiseren en ben je benieuwd naar de mogelijkheden hiervoor bij Bilderberg? Wij denken graag met je mee om ook in deze nieuwe tijden onvergetelijke bijeenkomsten met impact te organiseren."


                          Anouk-Keurntjes-transparant-bijgesnedenpng.png

Meer verhalen