Samen met de Hotel Management School in Maastricht heeft Bilderberg ruim 270 professionals gevraagd naar hun ervaringen van het afgelopen jaar en hun verwachtingen voor de toekomst. Daarnaast interviewden we vijf experts over hun visie, met als centrale vraag ‘Hoe zie je de toekomst van meetings en events?’
De antwoorden en de uitkomsten van het onderzoek - terug te lezen in deze whitepaper - stemmen positief. In dit artikel zoomen we in naar de belangrijkste bevindingen en take-aways. Een must-read voor iedereen in het event landschap.
“Als we één ding ook van de afgelopen tijd hebben geleerd, dan is het dat échte verbinding niet online te creëren is.”
Door de komst van COVID-19 is het landschap van meetings en events blijvend veranderd. Met name voor reguliere vergaderingen en theoretische trainingen hebben we het online vergaderen ontdekt en omarmd. Maar als we één ding ook van de afgelopen tijd hebben geleerd, dan is het dat échte verbinding niet online te creëren is. Een virtuele bijeenkomst geeft niet dezelfde energie als een persoonlijke ontmoeting. Met
name bijeenkomsten gericht op samenwerking, netwerken, persoonlijke ontwikkeling en teambuilding worden bij voorkeur fysiek georganiseerd.
Expert aan het woord
“Vanuit onze zakelijke relaties verneem ik dat het momenteel vooral ontbreekt aan sociale binding. Tussen bedrijf en medewerkers en tussen medewerkers onderling. Ik denk dan ook dat fysieke bijeenkomsten met als doel om verbinding en betrokkenheid te creëren als eerste weer op de agenda komen te staan. Waarbij de nadruk ligt op de toegevoegde waarde die het extern bijeenkomen biedt: in de juiste omgeving, volledig worden ontzorgd, ondersteunend aan de doelen die men wil bereiken. Uiteraard staan veiligheid en hygiëne voorop. Daarnaast moeten wij als eventlocatie zorgen voor een perfecte (technische) organisatie, looproutes en goed eten en drinken."
ONLINE, OFFLINE OF HYBRIDE
Met de kennis en ervaring die organisaties hebben opgedaan op het gebied van online vergaderen, zal er bij iedere bijeenkomst bewust worden gekozen voor een passende vorm. Event experts verwachten met name een grote behoefte aan bijeenkomsten met eigen medewerkers, nu medewerkers al lange tijd thuiswerken. Fysieke bijeenkomsten zullen wel vaker online elementen bevatten, zodat deelnemers ook vanuit huis of een
andere locatie de bijeenkomst kunnen bijwonen.
Expert aan het woord
“Online heeft veel voordelen. Het is niet plaatsgebonden, je kunt vanuit de hele wereld inloggen en het is efficiënt qua kosten en tijd. Aan de andere kant krijg je er geen energie van zoals bij een fysieke bijeenkomst. De concentratiespanne is heel kort, mensen raken snel afgeleid. De komende tijd zal er zeker nog een mix zijn van online en offline, maar ik geloof niet dat online uiteindelijk de plaats van fysieke meetings gaat innemen. Ik geloof wel dat online aan het assortiment wordt toegevoegd zodat er een gezonde mix ontstaat. Daarom is het essentieel om de technologie te omarmen. Er zijn zoveel mogelijkheden. Heel veel locaties bieden bijvoorbeeld een virtual tour aan, waarbij je een prima indruk krijgt van de look & feel van de locatie.”
FLEXIBILITEIT
Het eerste jaar zullen we ons in een overgangsperiode bevinden, waarbij we rekening houden met steeds veranderende restricties. Zo zal de anderhalve meter maatregel nog een tijdje blijven is de verwachting. Daartegenover staat dat sneltesten mogelijk een oplossing bieden voor events. De grote onzekerheid in het verloop van deze pandemie, vraagt voorlopig om veel flexibiliteit. Als boeker is het belangrijk om rekening te houden
met meerdere scenario´s. Hoe geef ik mijn bijeenkomst vorm in situatie a, en hoe in situatie b?
Expert aan het woord
“Als opdrachtgever wil je een locatie boeken die meebeweegt met wat wel en niet mag. Meer dan ooit zijn wij – schakels in de evenementenketen – op elkaar aangewezen om de antwoorden boven tafel te krijgen. Het is onze taak om te luisteren, mee te denken en veerkracht te tonen, alleen dan kunnen we een geslaagd evenement afleveren.”
RUIMTE EN VEILIGHEID
Op dit moment is hygiëne een hot topic als het over evenementenlocaties gaat. Maar, en daar zijn alle experts het over eens, eigenlijk was dat altijd al zo. Ze vertrouwen erop dat locaties er alles aan doen om een schone omgeving te creëren. Wat belangrijker is, is het element ‘ruimte’. Eventorganisatoren zoeken locaties met voldoende ruimte en handige looproutes, zodat mensen makkelijk afstand van elkaar en andere groepen
kunnen houden. Gasten willen vooraf en tijdens hun verblijf gerustgesteld worden dat de veiligheid en hygiëne gewaarborgd wordt, zonder dat ze er zelf te veel mee bezig hoeven te zijn.
Expert aan het woord
“Het zou fijn zijn als locaties nauwkeurig aangeven wat op dit moment de mogelijkheden zijn. Welke maatregelen gelden er nu? Wat doet de locatie eraan om de bijeenkomst veilig te laten verlopen? Communiceer dit steeds zo duidelijk mogelijk, in ieder geval via de website. Als opdrachtgever wil je daar geen zorgen over hebben.”
TECHNIEK
Techniek heeft het afgelopen jaar een grote rol gekregen bij zakelijke bijeenkomsten, en zal ook in de toekomst bij fysieke bijeenkomsten belangrijk zijn. Event experts zien het als extra gereedschap dat aan de toolbox is toegevoegd. Het biedt een scala aan nieuwe mogelijkheden om een impactvolle bijeenkomst te organiseren op een manier die voor iedere deelnemer passend is. Dit vraagt als event organisator wel om een nieuwe
aanpak. Er komt veel kijken bij het opzetten van een succesvol hybride event dat zowel voor de fysieke als online deelnemer interessant is. Belangrijk is dat de organisatie het doel van de bijeenkomst helder heeft, zodat bepaald kan worden of en hoe techniek hierbij kan ondersteunen. Van locaties vraagt dit dat zij perfecte verbinding en streaming mogelijkheden bieden, al dan niet in samenwerking met externe partners.
Expert aan het woord
“Er is kennis nodig om online en hybride evenementen op de juiste manier vorm te geven. In feite zijn er twee compleet nieuwe eventvormen bij
gekomen: online en hybride. We zullen dus heel snel kennis moeten ontwikkelen om te kijken hoe en wanneer we deze vormen het beste kunnen inzetten. Een fysiek event is de enige manier van communicatie waarbij een groep mensen zich urenlang in een geregisseerde omgeving bevinden. Om mensen online met dezelfde impact te bereiken; dat is een uitdaging waar expertise voor nodig is.”
WOW-FACTOR
Nog iets waar de experts het over eens zijn: alles is afhankelijk van het doel. Oftewel: het doel bepaalt de vorm van het evenement. Event organisatoren zullen vaak terug moeten naar de tekentafel, en daarvoor is het belangrijk om te weten wat je wil bereiken. Is deze jaarpresentatie bedoeld om kennis over te brengen, of wil je eigenlijk dat medewerkers zich met de ambities van de organisatie verbonden voelen? Wil je deelnemers helpen om hun persoonlijke vaardigheden te verbeteren, of vind je het belangrijk dat ze met vakgenoten in contact komen? Vanuit daar kan je een event organiseren dat echt effect heeft, en waar nog lang over nagepraat wordt.
Expert aan het woord
“Voor fysieke bijeenkomsten is behoefte aan een wow-factor. Ook in de toekomst zullen mensen meer thuiswerken en vaker online vergaderen. Wanneer je dan wel een live event bijwoont, wil je dat deze ook echt de moeite waard is. Interessante inhoud. Heerlijk eten. Goede organisatie. We verwachten dat organisaties jaarlijks minder bijeenkomsten organiseren, maar dat deze wel langer, intensiever en meer onderscheiden zijn.”
10 TIPS VOOR EEN SUCCESVOLLE BIJEENKOMST
Het doel
Zorg dat het doel van je bijeenkomst helder is en houd dit als basis voor je beslissingen;
Begin op tijd
Begin ruim van tevoren met het plannen van grotere events vanwege de beperkte capaciteit;
Wees voorbereid
Bespreek meerdere scenario’s en bereid je in de organisatie hierop voor;
Ben flexibel
Blijf flexibel in de mogelijkheden, en bespreek met de locatie de voorwaarden die bij jouw event passen;
Durf het anders te doen
Benut de mogelijkheden van hybride oplossingen;
Bied mogelijkheden
Bied ook de deelnemers flexibiliteit, bijvoorbeeld om de bijeenkomst online bij te wonen;
Zorg voor verbinding
Geef aandacht aan verbinding en samenzijn tijdens het event;
Speel in op behoeftes
Speel in op de behoefte aan lokaal, duurzaam en samen;
Combineer
Combineer meerdere events of doelen;
Veiligheid
Communiceer vooraf duidelijk aan je deelnemers over de veiligheids- en hygiëne maatregelen.
Verder lezen?
Download dan nu onze Whitepaper over het nieuwe bijeenkomen
Whitepaper: nu beschikbaar
Vroeg of laat komen we weer fysiek bijeen. Als we één ding van de afgelopen tijd hebben geleerd, dan is het dat echte verbinding niet online te creëren is. Maar vrijwel alle deelnemers en experts zijn het erover eens; de online toepassingen en mogelijkheden bieden een verrijking van een fysieke bijeenkomst en zijn 'here to stay'. In deze whitepaper geven ruim 270 meeting en event professionals hun visie op het nieuwe bijeenkomen. Download gratis en laat je inspireren.
"Wil jij een event organiseren en ben je benieuwd naar de mogelijkheden hiervoor bij Bilderberg? Wij denken graag met je mee om ook in deze nieuwe tijden onvergetelijke bijeenkomsten met impact te organiseren."
