Hoe krijg je grip op je planning?

Je kent ze vast wel, die taken waarvan je wéét dat het moet, maar toch doe je iets anders. "Iedereen heeft in meer of mindere mate te maken met uitstelgedrag," legt Cynthia uit. "Het voelt als luiheid of gebrek aan discipline, maar het is een emotionele reflex van je brein." Wanneer een taak spanning oproept, kiest je brein voor comfort op de korte termijn. Het zegt: 'Dit voelt vervelend, laten we iets leukers doen!'

Uitstelgedrag komt vaak voor bij taken die:

• Onduidelijk of overweldigend voelen. Want waar begin je?
• Emotioneel zwaar zijn zoals een confronterend gesprek
• Saai zijn zoals routineklussen
• Perfect moeten zijn zoals een presentatie of voorstel

“Wanneer je dieper inzoomt op de inhoud van de taak, zie je dat dit veel minder erg is dan de spanning die je ervoor voelt. Gelukkig is daar iets aan te doen!”

Over de 5-minutenregel
Begin met slechts vijf minuten aan de taak te werken. Dat is alles. De rest volgt vanzelf.

Waarom werkt dit? “Omdat beginnen vaak het moeilijkste is. Door de drempel te verlagen van ‘ik moet dit helemaal afmaken’ naar ‘ik werk er vijf minuten aan’, haal je de weerstand weg. En eenmaal begonnen? Dan blijkt het mee te vallen.”

Extra hulp bij uitstelgedrag:
Deel taken op in kleine stapjes
“Soms is de taak te groot of onduidelijk, waardoor je niet weet waar je moet beginnen.” aldus Cynthia. “Neem het evalueren van een bijeenkomst. Dit bestaat uit verschillende onderdelen zoals de feedback van de deelnemers opvragen en verwerken, nabespreken met de locatie, etc. Door het op te delen ontstaat er duidelijkheid en kun je starten met één kleine taak.”

Afleiding komt van alle kanten. E-mails, collega's met dringende vragen of notificaties van Teams. Dit zijn onderbrekingen van buitenaf die je uit je concentratie halen. Maar je hebt ook te maken met interne afleiding zoals je eigen gedachten, zorgen, nieuwe ideeën die ineens opborrelen.

Beide soorten vragen energie en onderbreken je flow. “En wist je dat elke onderbreking je gemiddeld 20 minuten kost om weer volledig gefocust te zijn? Dat telt snel op!”

Waarom focussen zo moeilijk is
Ons brein is niet gemaakt voor de moderne werkplek. We zijn geprogrammeerd om alert te zijn op signalen uit onze omgeving, dat hielp onze voorouders om gevaar te overleven. Maar nu betekent het dat elke notificatie onze aandacht opeist.

Diep, gefocust werk (ook wel 'deep work' genoemd) vraagt om een andere staat van je brein. “Je moet in een flow komen waar je volledig opgaat in de taak.” Legt Cynthia uit. Dat lukt alleen als je onderbrekingen minimaliseert.

Maar hoe doe je dat? “Er zijn verschillende technieken die je daarvoor in kunt zetten, waaronder de Pomodoro techniek.” legt Cynthia uit. Bij deze methode werk je 25 minuten volledig geconcentreerd aan één taak en neem je daarna vijf minuten pauze. Dit herhaal je vier keer, daarna neem je een langere pauze van 15 tot 30 minuten.

“De kracht zit in de tijdsdruk. Omdat je weet dat je maar 25 minuten hebt, ga je bewuster om met je focus. En de korte pauzes zorgen dat je brein kan herstellen zonder uit je ritme te raken.”

Extra hulp bij afleiding: Plan je beschikbaarheid
“Altijd bereikbaar zijn lijkt effectief, maar is het allerminst. Zo plan ik twee of drie vaste momenten per dag waarop ik mijn email bekijk en beantwoord. Maar ook telefoongesprekken voer ik op vaste tijden, daarbuiten staat mijn telefoon op ‘Niet storen’. Belangrijke contacten heb ik gemarkeerd zodat ik hun oproepen en berichten ontvang wanneer het echt nodig is.”

Als alles belangrijk is, is niets belangrijk. Maar hoe bepaal je nu je prioriteiten? Cynthia tipt de prioriteitenmatrix ofwel de Eisenhower Matrix. Hij onderscheidde taken in vier kwadranten, gebaseerd op de mate van urgentie en belangrijkheid. “Het invullen van deze matrix geeft veel inzicht. Veel mesnen besteden veel tijd in kwadrant 1 en 3, terwijl kwadrant 2 vaak de meeste waarde oplevert.”

Kies dagelijks jouw 3 MIT's: Most Important Tasks
Nu je weet wat belangrijk is én ruimte hebt gemaakt voor het onverwachte, is het tijd om je prioriteiten te bepalen.

Cynthia werkt met een simpele regel: kies elke dag je drie belangrijkste taken. Dit zijn je MIT's: Most Important Tasks. “Niet meer, niet minder. Want als je er vijf of zeven kiest, wordt alles 'belangrijk' en verliest het zijn kracht.”

Hoe je die MIT's bepaalt? “Vraag jezelf elke ochtend af: ‘Als ik vandaag maar drie dingen zou kunnen doen, welke zijn dat dan?’ Dit zijn vaak taken uit kwadrant 2 van de Eisenhower-matrix: belangrijk, maar niet per se urgent. Het zijn de taken die echt impact hebben op je doelen.”

Pak deze taken als eerste aan, wanneer je focus nog scherp is. Voor veel mensen is dit 's ochtends vroeg, voordat de e-mails en vragen binnenkomen. Je kent je eigen ritme het beste, gebruik dat.

• Doe één taak waar je tegenop ziet en start met 5 minuten
• Plan één uur deep work, waarbij je alle afleiding uitsluit
• Bepaal elke dag je 3 MIT's voordat je je werkdag begint

“Je zult al snel ervaren dat het maken van een planning je de vrijheid geeft om flexibel te blijven. Je weet dat er plek is voor je prioriteiten én het onverwachte. En dat geeft rust."

Wil je verder met grip op je planning? In ons e-magazine 'Grip op je planning' vind je nog meer praktische tools en inzichten van Cynthia Schultz.