The #outofoffice guide to succesvol evalueren

Het einde van het jaar betekent: terugblikken en evalueren. Hoe pakken succesvolle bedrijven dat aan? Lees het in onze laatste #outofoffice van het jaar.

Deel deze pagina

Wie bij een bedrijf werkt, weet dat de maand december – naast natuurlijk de kerstborrel en misschien ook wel een fijne eindejaarsbonus – gelijk staat aan terugkijken en evalueren. Hoe is jouw werkjaar gelopen? Hoe heeft het bedrijf het gedaan? Wat waren de successen, wat waren de valkuilen? En ook niet onbelangrijk: maak jij kans op promotie? Makkelijker gezegd dan gedaan. Want hoe doe je dat het beste, terugblikken of evalueren, als er ook nog doelen moeten worden gehaald en projecten worden afgerond?

Auteur: Jonas Kooijman | Illustratie: Jason Stead

Eindejaarssprint

Pas op! Want wat je vaak ziet, zo zegt coach Marjolein van der Linden van Bevlogen Teams uit Hilversum, is dat zakenmensen in december als “gekken” aan het rennen zijn. “Ga ik deze maand nog een nieuwe klant of nieuw project binnenhalen?” Je kunt in deze periode veel beter de natuur nabootsen, die zich terugtrekt, zegt de coach. “Niet te gehaast en lopende zaken zorgvuldig afsluiten.” Door rustig aan te doen heb je ook meer tijd om te evalueren, zo stelt Van der Linden. “Evalueren is een krachtig middel, dat je niet moet onderschatten. Uit een goede evaluatie kun je belangrijke dingen leren.”

Ondernemer personal trainer Jonas Föllmi (27) uit Hillegom haalt veel inspiratie uit het einde van het jaar. Met zijn klanten – van advocatenkantoren tot eenmanszaken – kijkt hij graag terug op de behaalde resultaten. “We blikken terug op gestelde doelen en kijken wat wel of niet is gelukt en waar dat dan aanligt. Ook kijken we naar wat we het komende jaar willen veranderen: van gedragsverandering tot een andere manier van trainen. Zoals minder werken maar lekker in je vel zitten, of tools om efficiënter te werken.” Daarbij, zegt Föllmi, is er geen man overboord als iets niet wordt gehaald. “Als iemand 9,5 kilo is afgevallen in plaats van 10 is dat hartstikke goed – het gaat erom dat je in de buurt komt.” Zijn evaluaties doet Föllmi – als het weer het toelaat – het liefste buiten. “Mijn bedrijf zit vlakbij een bos, waar we heel fijn kunnen wandelen. Naast elkaar lopen creëert een ander gevoel. Dan praat je makkelijker en laat je makkelijker dingen los.”

“Evalueren is een krachtig middel, dat je niet moet onderschatten. Uit een goede evaluatie kun je belangrijke dingen leren.”

Ook persoonlijk zorgt Föllmi voor een uitgebreide evaluatie. ”Ik huur een businesscoach in. Daarmee stel ik doelen voor het komende jaar. Welke omzet wil ik behalen? Hoeveel sportreizen wil ik organiseren?” Op zijn reizen naar onder andere Georgië en Slovenië, waar mensen dagelijks trainen en ook aan persoonlijke ontwikkeling werken, gaat steevast een cameraman annex fotograaf mee. “Met dat beeldmateriaal op YouTube kan ik later terugblikken en mijn successen van het jaar vieren.”

Collega's beoordelen

Grotere bedrijven hebben ieder hun eigen evaluatiemanier. Bij Accenture Nederland (2.500 werknemers) was dit vroeger aan de hand van een normaalverdeling. Daar is het bedrijf een aantal jaar geleden mee gestopt. “Het is als een rapportcijfer dat je niet meer kunt veranderen. Zo’n model zegt niets over de betrokkenheid van de werknemer”, zei de HR director van Accenture eerder in NRC. “In het nieuwe systeem krijgen werknemers feedback direct, zodat ze meteen kunnen bijsturen. Dat heeft op de lange termijn veel meer effect.”

Bij social media-gigant Facebook evalueer je als werknemer eerst jezelf. Daarna vraag je drie tot vijf collega’s om dat ook te doen. Vervolgens schrijft de manager een performance review. Al die evaluaties worden tegen elkaar afgewogen, waarbij uiteindelijk een gemiddelde score ontstaat. Bij accountants- en belastingadviesbedrijf PwC beoordelen managers hun werknemers via een app op vijf kwaliteiten, met telkens een schaal van 1 tot 5. Op die manier kun je gedurende het jaar zien hoe je presteert én visualiseert de app jouw prestaties van dit jaar in vergelijking met het jaar daarvoor. Meetbaar, dat zeker, maar persoonlijk?

Het Amsterdamse Vandejong Creative Agency doet het anders. In de uren voor het jaarlijkse kerstdiner heeft het bedrijf een vast ritueel om terug te kijken naar het jaar dat bíjna voorbij is. De 16 medewerkers verzamelen zich in een afgehuurde hotelkamer dan wel klein café, en de directeur geeft een persoonlijke speech, die verder gaat dan het opsommen van het bedrijfsmatige succes of het beste project van het jaar. Wat hebben deze strategen, art directors, copywriters en projectmanagers dit jaar allemaal samen meegemaakt? Successen, lessen, grappige momenten – het komt ruimschoots voorbij. Als het terugblikken voorbij is, wordt dat gevierd met een kerstpakket dat op elke medewerker persoonlijk is afgestemd.

“Ik vind het mooi als je aan het einde van het jaar voelt dat je met zijn allen aan iets goeds hebt gewerkt.”

“Natuurlijk is een jaar voor mij succesvol als we mooie klussen hebben binnengehaald en het jaar financieel goed liep. Maar ik vind het ook belangrijk dat je als bedrijf kunt zeggen dat je een verschil hebt kunnen maken”, zegt directeur van Vandejong Cyril van Sterkenburg. “Dat je iets moois neerzet dat bijdraagt aan een betere wereld. Dit jaar zijn wij bijvoorbeeld begonnen met twee projecten rondom voedseltransitie en LHBTI-emancipatie. Ik vind het mooi als je aan het einde van het jaar voelt dat je met zijn allen aan iets goeds hebt gewerkt.”

Coach Van der Linden sluit zich hier bij aan. Dus niet: snel een rapport schrijven, kopje koffie drinken erbij en door naar Q1. Van der Linden: “Het gaat om écht goed kijken naar: waar stond ik aan het begin van het jaar, en waar sta ik nu? Op basis daarvan ga je nieuwe doelen stellen. Net als de winter geen einde is, is de evaluatie dat ook niet, het werkt door. Je kunt zeggen: volgend project pakken we dit anders aan. Dat lijntje naar de toekomst is heel belangrijk.”

Hotel bij de natuur

Coach Marjolein van der Linden raadt ook aan om evaluaties op een creatieve manier aan te pakken. Het liefst weg van kantoor en dan een mooie vergaderzaal of hotelruimte huren. “Ideaal is natuurlijk een plek die mooi ligt met zowel een binnen- als buitenruimte. Dat je fijn naar buiten kunt zonder 17 snelwegen over te steken. Vaak geef ik mijn deelnemers de opdracht: ga een half uur wandelen en neem een voorwerp mee van buiten dat symbool staat voor het afgelopen jaar.”

“Ik probeer voor mezelf altijd een jaarthema te bedenken.”

Ook raadt Van der Linden het gebruik van metaforen aan. “We waren met een opdrachtgever op locatie, en voor hen was de metafoor een groot schip op zee. Iedereen uit de groep nam toen een positie in, overeenkomstig met de plek in het bedrijf. Dat gaf mooi inzicht: men begreep beter waarom iemand bepaalde taken graag wilde uitvoeren of juist niet. Iemand die voelt dat hij in het kraaiennest zit, kun je bijvoorbeeld wel vragen om een visie te ontwikkelen, maar niet om problemen in de machinekamer op te lossen. Of je ziet drie koks, maar niemand op de uitkijk.”

Een evaluatie is essentieel, maar kijk ook zeker vóóruit zegt Vandejong directeur Cyril van Sterkenburg. “Ik probeer voor mezelf altijd een jaarthema te bedenken. Waar ga ik mijn werk dit jaar aan ophangen? Voor 2018 ging het voor mij om impact.” De werknemers, die na het kerstdiner een week vrij hebben, worden gestimuleerd om in die rustperiode stil te staan bij wat ze hebben beleefd en wat ze het komende jaar willen tackelen. Wat van Sterkenburg’s thema wordt voor 2019? “Ha, die heb ik nog niet, iedere keer als ik er één moet bedenken denk ik eerst: wat een onzin. Maar tussen kerst en oud en nieuw dringt zich dan tóch altijd weer een nieuw idee op!”

Meer verhalen