The #outofoffice guide to het nieuwe vergaderen

Vergaderen. Zeg dit woord hardop en de kans is groot dat in je hoofd een onaantrekkelijk beeld opdoemt van een muffe kamer, een lange tafel met slecht zittende stoelen en collega’s die verveeld op hun telefoon kijken. Wordt het niet eens tijd dat we dit anders doen? Veel mensen vinden van wel! Volgens de nieuwste vergadertrends zijn we hard toe aan wat sfeer, buitenlucht en misschien zelfs een kampvuurtje.

Deel deze pagina

Traditioneel vergaderen: hoe saai ook, het wordt door veel Nederlanders gezien als noodzakelijk kwaad. Het hoort er nu eenmaal bij. Toch? Volgens het CBS vergaderen we maar liefst 6,5 uur per week, en dat terwijl het lang niet altijd oplossingen biedt. En wat dat allemaal kost? Dat kan de meeting cost app voor je uitrekenen. Spoiler alert: van de uitkomst word je niet heel blij. Gelukkig willen steeds meer mensen en bedrijven vergaderen leuker en efficiënter maken. Bijvoorbeeld door naar buiten te gaan, te vergaderen in het bos, op het strand of in een andere, meer inspirerende ruimte dan het kantoor.

Auteur: Nina Schuffel | Illustratie: Jacob Stead

Smoothies en salades

Van Mark Zuckerberg en Barack Obama is al langer bekend dat ze het liefst lopend vergaderen. Deze leiders hebben blijkbaar al door dat beweging de creativiteit stimuleert. En ze hebben gelijk! Gedrags- en leerwetenschapper Marily Oppezzo (Stanford University) ontdekte dat als je loopt, je bijna twee keer zoveel ideeën krijgt dan wanneer je zit. Wandelen zet het zogeheten divergente denken in gang, wat nodig is bij ‘out of the box’-denken en het zoeken naar oplossingen. Wil je consensus bereiken of een conclusie trekken – convergent denken – dan kun je juist beter zitten. Vandaar dat vooruitstrevende bedrijven verschillende aspecten (bewegen én rusten) proberen te betrekken bij een vergadering in de buitenlucht: je zet zo het brein op de meest effectieve manier aan het werk. 

Maar ook binnen de kantoormuren wordt er gezocht naar nieuwe manieren van vergaderen. Er is meer aandacht voor randzaken, zoals gezond eten (smoothies en salades) en inrichting (geen systeemplafonds maar planten en zitzakken). Daarbij zijn meditatie en andere vormen van mindfullness belangrijk geworden. Zo begint Jeff Bezos (CEO van Amazon) vergaderingen altijd in stilte. Mensen moeten eerst een half uur lezen en reflecteren, voordat er wordt gesproken. Maar waar komt de ontwikkeling van het ‘nieuwe vergaderen’ eigenlijk vandaan? En is het een hype die weer overwaait, of een blijvende verandering? Waarschijnlijk het laatste.

In een andere wereld stappen

‘De hiërarchie in organisaties is aan het verdwijnen. Dat vraagt om nieuwe vormen van overleg,’ legt business coach Niels Willems uit. ‘Vroeger bepaalde de baas wat er moest gebeuren. Hij deelde tijdens een vergadering de taken uit, waarna iedereen weer aan de slag kon. Nu moeten teams dat zelf bedenken.’ De traditionele opstelling met één iemand aan het hoofd van de tafel is niet logisch meer, zegt Willems. ‘Mensen moeten op gelijkwaardig niveau met elkaar in gesprek kunnen gaan.’

Anders gezegd: vergaderen heeft een ander doel gekregen. Het gaat er niet meer om dat dat iedereen binnen het bedrijf op z’n best weet wat er speelt, maar dat door iedereen zelf beslissingen genomen worden. Daarvoor is een intieme opstelling nodig, zegt Willems. ‘Vergader je aan een grote tafel met veel ruimte tussen de stoelen? Dan ga je vanzelf praten alsof je van de Verenigde Naties bent. Zet je stoelen in een kring, zodat mensen dicht tegen elkaar aanzitten, dan krijg je een heel ander gesprek.’

“Een niet-corporate omgeving brengt je op andere gedachten.”

Ook Iris van Hussen, die met haar bedrijf Out and about vergaderruimtes verhuurt in Amsterdam, ziet dat de cultuur aan het veranderen is. ‘’Je ziet ook dat mensen behoefte hebben om letterlijk in een andere wereld te stappen. In haar portfolio speelt ze daarop in met onder andere een yogastudio die overdag leeg staat en het grachtenpand van een kunsthandelaar – locaties die eigenlijk ergens anders voor gebruikt worden en ver afstaan van de standaard boardroom met tafelopstelling in U-vorm. ‘Een niet-corporate omgeving brengt je op andere gedachten,’ merkt Van Hussen. Ze verhuurde eens een kunstzinnige loft aan drie directieleden die in de clinch lagen. ‘In hun eigen werkomgeving kwamen ze er niet uit, maar daar op die bovenverdieping kwamen ze tot een mooi gesprek.’

Deze gepersonaliseerde vergadertrends zullen zich in 2020 verder ontwikkelen. Op dit moment bieden steeds meer particulieren hun bijzondere bestemmingen al aan als vergaderruimtes. Zoals woonboerderijen en vergaderboten. En wat dacht je van een teambespreking aan een kampvuur, al marshmallows roosterend terwijl er een uil op de achtergrond klinkt? Vergaderen en hospitality gaan steeds meer hand en hand. Bilderberg heeft met de recente verbouwing van Résidence Groot Heideborgh gezorgd voor genoeg informele vergaderopties. Binnen, met krijtborden hangsofa’s, maar ook buiten! De Buitenplaats, gelegen aan de schapenweide tussen de bomen, is een plek waar het ‘nieuwe’ vergaderen helemaal tot haar recht komt. Met een grote flextent, een vuurplaats, een vijver, een bar en een kookplaats onder een robuuste overkapping en een echte tuinkamer, kunnen wel 350 personen hier samenkomen. In de zomer kan de barbecue aan en in de winter kun je je verzamelen om de vuurplaats. Tussendoor is er de mogelijkheid even de benen te strekken in het nabijgelegen bos. Het nieuwe vergaderen gaat om, samenkomen, naar buiten gaan en een tikje een festivalgevoel.

“Buiten zijn zorgt ervoor dat je hersenen even wakker worden. Je wordt alerter en kan met een frisse blik weer aan de slag.”

Een prettig gevoel

Klinkt heerlijk, maar levert buiten samenkomen met collega’s ook wat op? Ja, zegt Eric Rietzschel: universitair docent arbeids- en organisatiepsychologie. ‘Als mensen uitkijken op een buitenruimte met veel groen voelen zij zich al veel prettiger dan wanneer ze uitzicht hebben op een parkeergarage. In een werkomgeving kan dat helpen tegen stressklachten. En: buiten zijn zorgt ervoor dat je hersenen even wakker worden. Je wordt alerter en kan met een frisse blik weer aan de slag.’ Jessica van Strien, die als teamtrainer en -coach regelmatig met haar cliënten de bossen in trekt, zegt: ‘je kunt in de natuur vrijer en makkelijker denken. Door in beweging te zijn kom je tot verrassende inzichten – een reden dat ze meestal ook wandelingen in haar programma opneemt. ‘Even een stukje lopen als je ergens niet uitkomt, van plek wisselen als je met iemand wilt sparren: het zijn dingen die buiten sneller gebeuren dan binnen.’ De wetenschap ondersteunt dat. Onderzoek laat zien dat de fysieke omgeving waarin je je bevindt, effect heeft op hoe je je voelt en gedraagt. En nu steeds meer bedrijven hier achter komen, hoe meer gezond eten, kampvuren en wandelingen een onderdeel zullen worden van een professioneel overleg. Sterker nog, als het zo doorgaat, wordt vergaderen in 2020 het hoogtepunt van je baan.

Meer verhalen