Vorig jaar lanceerde hotelketen Bilderberg de campagne #outofoffice, die bedrijven uitnodigt om hun doelstellingen op een andere, veel intensere manier te bereiken. In een vorig artikel beschreef Commercieel Directeur Arlette Gilbert op treffende wijze de achterliggende gedachte, nu zoomen we samen met Event Regisseur Anouk Keurentjes in op een aantal voorbeelden.

Laten we nog even kort het idee achter de campagne #outofoffice schetsen. Bedrijven willen met een vergadering, inspiratiesessie, introductie, teambuildingsactiviteit, training of een andersoortige bijeenkomst iets concreets bereiken bij een bepaalde groep mensen. Bilderberg sluit zich aan bij deskundigen die hameren op het feit dat wanneer je een boodschap echt wilt laten beklijven, je een omgeving moet creëren die deze in sfeer en dynamiek ondersteunt. Droge PowerPoint-presentaties en lange monologen in een zaal met kale systeemwanden weten de aandacht maar kortstondig vast te houden. Nu de economie aantrekt, staan bedrijven gelukkig meer open voor een belevenisvolle benadering. Dat vormt precies de specialiteit van hotelketen Bilderberg, die verspreid over het land achttien totaal verschillende locaties telt, elk met een unieke ambiance en dito activiteiten. Bij evenementen kan de opdrachtgever ter plaatse doorlopend terugvallen op een ‘Maître B’, een servicepartner die voor een proactieve  begeleiding zorgt.

Doelstelling niet zo vastomlijnd

Anouk Keurentjes, Event Regisseur op het hoofdkantoor van Bilderberg en daarmee aanspreekpunt voor degenen die namens een bedrijf met een aanvraag naar het centrale nummer bellen, maakt de #outofofficeformule tastbaar. “Degene die het evenement moet regelen voor het bedrijf, belt mij met informatie over de gewenste datum, de groepsgrootte en meestal een globaal idee. Vaak blijkt de doelstelling cq de boodschap nog niet zo vastomlijnd en probeer ik door vragen te stellen samen met de klant tot de kern te komen. Op basis van die voorlopige uitkomst pitch ik tijdens het gesprek al een aantal ideeën waarvan ik denk dat ze perfect in het plaatje passen en peil dan de reactie.

Het is begrijpelijk dat degene die belt niet altijd een goed idee van de invulling heeft. Wat voor aanpak kies je nou wanneer het management meer transparantie wil gebruiken? In zo’n geval stel ik een bijeenkomst voor in de glazen kas die midden in het bos bij Hotel De Buunderkamp in Wolfheze staat. Dan zit de groep meteen in een geweldige setting.”

Neuzen dezelfde kant op

Nog zo’n opdracht die nadere specificatie vergt: teambuilding. “Er zit een elementair verschil tussen een kennismaking tussen nieuwe medewerkers of een groep van bestaande collega’s die met bepaalde strubbelingen kampt; waar de neuzen weer dezelfde kant op moeten komen te staan,” geeft Keurentjes aan. “In het laatste geval werkt het heel goed om de vergadering in een echte huiskamer te laten plaatsvinden, ingericht met een bankstel en een keukentafel, waar traditioneel de beste ideeën ontstaan. In een huiselijke, veilige sfeer durf je gevoelige dingen eerder uit te spreken en landen ze zachter bij de anderen. Maak je daarna een boswandeling rondom het hotel, dan kom je in beweging en vertoef je lekker in de frisse lucht, wat de hersenen stimuleert en zal helpen om de laatste plooien glad te strijken. Je voelt je vrijer om te praten. ’s Avonds in het restaurant zetten wij een grote pan op tafel waaruit iedereen mag scheppen. Dat creëert een sfeer van delen, met een ludiek tintje, dat voor ontspanning zorgt. Zo’n locatie vormt echt een verlengstuk van wat je wilt bereiken.”

Kitesurfen, houthakken, Pyramides bouwen

“In de situatie van een kennismaking tussen nieuwe collega’s werkt een speelse, informele setting heel goed,” vervolgt Keurentjes. “Dan denk ik aan het strand van Scheveningen, in de directe nabijheid van ons Europa Hotel. Eerst met elkaar suppen, kitesurfen, zandschilderen of zandsculpturen maken, daarna gezellig met zijn allen de bar van het hotel in. Bij Hotel ’t Speulderbos in Garderen organiseren we een soort Expeditie Robinson, maar ook een workshop houthakken en van bamboe verlichte pyramides bouwen, die je dan ’s avonds vanuit de bar met zijn allen kunt bewonderen. Daarbij schakelen wij zeer bevlogen partners in, die echt weten hoe ze iets moeten losmaken bij de groep.

Quote van Kissinger

De Event Regisseur van Bilderberg vertelt hoe het kan gaan bij langlopende  trainingstrajecten met een serie van bijeenkomsten. “Wanneer je daar telkens een ander thema aan hangt, zoals ‘persoonlijke ontwikkeling’, ‘leiderschap’, teambuilding’, ‘vitaliteit’ en ‘klantbeleving’, dan is het een fantastisch idee om iedere keer voor een andere locatie te kiezen, die dat ondersteunt. Komen medewerkers uit het hele land, dan doe je ze bovendien een plezier door ze niet altijd dezelfde lange reistijd voor te schotelen. Het belangrijkste aspect zit echter in de inspiratie.

In 1954 vond in Oosterbeek de historisch belangrijke Bilderberg-conferentie plaats, ter verbetering van de moeizame verhoudingen tussen Europa en Amerika. Ons hotel daar herinnert daar nog steeds volop aan, onder andere via de legendarische quote van Henry Kissinger op de muur: ‘There cannot be a crisis next week, because my schedule is already full’. Kortom, de ideale plek voor een leiderschapstraining. Gaat het over vitaliteit, dan past de Vitality Experience van Résidence Groot Heideborgh in Garderen perfect in het plaatje. De sessie ‘Run your hotel’ bij De Keizerskroon in Apeldoorn speelt juist weer geweldig in op het thema klantbeleving.” Met al deze voorbeelden wordt wel duidelijk dat Bilderberg met de campagne #outofoffice geen oppervlakkige beloftes doet, maar met achttien locaties heel specifiek en op een unieke manier de beleving van een zakelijke sessie tot iets memorabels weet uit te bouwen.