Waarom de beste bijeenkomsten ontstaan vóórdat je de vergaderruimte reserveert

Toen Younited voor hun teamweekend contact opnam, hadden ze een helder doel: hun collega's meenemen in een weekend vol verbinding en beleving, zonder zakelijke agenda. “Kasteel Vaalsbroek in Limburg stond hoog op hun lijstje; een prachtige locatie met karakter en rust. Maar door samen te verkennen wat ze écht wilden bereiken, ontstond een ander beeld.” vertelt Marieke.

Toen bleek dat de bruisende strandsfeer van Scheveningen beter paste bij die ontspannen, bijna vakantie-achtige sfeer die ze zochten. "Juist doordat we vroeg in het organisatieproces werden betrokken, konden we het programma samen vormgeven. Powerkiten op het strand, Expeditie Robinson, een diner met DJ en aankleding in hun bedrijfskleuren. Geen standaard bijeenkomst, maar maatwerk dat perfect aansloot."

Die co-creatie kan alleen bestaan als je op tijd begint en vroeg hulp inschakelt. "Want als je pas drie weken van tevoren contact opneemt, kies je uit wat nog beschikbaar is. Niet uit wat het beste past."

Wat veel organisatoren, ook ervaren eventmanagers, niet altijd weten: vroeg contact opnemen betekent toegang tot een compleet netwerk. "We werken al jaren met partners die we vertrouwen," vertelt Marieke. "Van sprekers tot activiteiten, van aankleding tot techniek. Als je ons vroeg betrekt, kunnen we je koppelen aan deze contacten. Dat bespaart jou als organisator weer tijd."

Bij de Food Impactors Summit in het voorjaar van 2025 kwam dat helemaal tot zijn recht. Een ambitieus evenement met 145 deelnemers, volledig vegetarisch, met complexe wensen rond duurzaamheid en gastvrijheid. "De communicatielijnen waren kort," vertelt organisator Rick Reefman. "We hadden zelfs een app-groep met de keuken. Liep een workshop uit? Geen probleem, het diner schoof mee. Die flexibiliteit is onbetaalbaar met zoveel deelnemers."

Ook hier speelde vroege samenwerking een sleutelrol. Het volledig vegetarische menu vroeg om intensieve afstemming met de keukenbrigade. "Samen met de chef hebben we uitgebreid gekeken hoe we daar invulling aan konden geven," aldus Rick. "Het moest niet alleen duurzaam zijn, maar ook culinair. En dat is gelukt."

Waarom is vroeg beginnen zo belangrijk? "Omdat de beste keuzes tijd nodig hebben," legt Marieke uit. "Als je ons pas belt als alles al vast ligt, kunnen we uitvoeren. Maar als je ons vroeg betrekt, kunnen we meedenken over hoe we het doel van de bijeenkomst het beste behalen. Wil je verbinding? Strategie? Inspiratie? En hoe creëer je dat?"

Marieke vervolgt: "Juist als je weet hoe je een evenement organiseert, is het waardevol om iemand te hebben die de locatie door en door kent."

Niet elke bijeenkomst vraagt om een standaard vergaderruimte. Soms is een wandeling tussen sessies door waardevoller dan nóg een vergadering. Of levert een diner met je team meer verbinding op dan een workshop. "Door samen te verkennen wat je doel is, ontdekken we vaak dat de beste setting anders is dan je in eerste instantie dacht," zegt Marieke.

Het lijkt tegenstrijdig: flexibiliteit door structuur. Maar daar zit de kracht. "Als je vroeg een plan maakt, met ruimte voor aanpassingen, creëer je zekerheid én bewegingsruimte," legt Marieke uit. "Je weet dat de basis staat, maar je kunt nog schuiven als dat nodig is."

Bij Younited bleek dat toen het op zaterdag ging regenen. Yoga op het strand was geen optie meer. "Eén belletje op zaterdagochtend, en alles werd naar binnen verplaatst," vertelt Suzan van Younited. "Dat was fijn. We konden alsnog genieten van de strandsfeer op de achtergrond."

Die flexibiliteit is geen luxe, het is een voorwaarde voor succes. "Want er komt altijd iets onverwachts." zegt Marieke. "Een spreker die later komt, een groep die groter of kleiner wordt of een programmaonderdeel dat meer tijd nodig heeft. Als je samen een stevige basis hebt gebouwd met ruimte voor aanpassingen, kun je daar makkelijk op inspelen."

Wat Marieke organisatoren wil meegeven? "Begin niet met de vraag: welke vergaderruimte past? Begin met het stellen van een doel. Want als je dat helder hebt, volgt de rest vanzelf."

En dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. "Wat wil je bereiken? Wie zijn je deelnemers? Met welk gevoel wil je de gasten naar huis laten gaan? Vanuit die vragen ontstaat het beste programma. En hoe eerder we dat gesprek voeren, hoe meer ruimte er is om te ontdekken wat écht past."