Een kasteel is van zichzelf al indrukwekkend en heeft direct veel sfeer. De grandeur, het gevoel een andere tijd in te stappen, een château is het perfecte uitgangspunt voor een betoverend eindejaarsevent. Hoe overtref je dat gevoel nog?
‘De wens van een opdrachtgever vertalen naar een aansluitend en verrassend eventconcept begint met goed luisteren naar de doelstelling en beweegredenen, ‘ vertelt Marije Karsten, Sales Manager Events van Bilderberg. ‘Welk gevoel wil je jouw gasten meegeven? Wanneer is een event voor jou succesvol? Dat zijn de belangrijkste vragen om samen te beantwoorden. ‘Jouw doel van de bijeenkomst is ons startpunt. Vanuit daar creëren we verrassende en creatieve concepten waarover nog lang zal worden nagepraat.’
Een kasteel is van zichzelf al indrukwekkend en heeft direct veel sfeer. De grandeur, het gevoel een andere tijd in te stappen, een château is het perfecte uitgangspunt voor een betoverend eindejaarevenement. Hoe overtref je dat gevoel nog? Marije: ‘Door de toevoeging van de juiste elementen wordt een kasteelevent echt magisch. Daarvoor werken we samen met Sabine Scheepers van Double S Events. ‘Als Marije de juiste toon heeft gezet en een programma heeft samengesteld kom ik in beeld om het plaatje gedetailleerd vorm te geven en compleet te maken,’ vertelt Sabine. ‘Een eindejaarsevent is op vele manieren te interpreteren en de juiste aankleding heeft direct effect op de sfeer en beleving. Rijkelijk verlichte bomen die de oprijlaan markeren, enthousiast flakkerende vuurkorven voor een warm welkom, een immense iglo als entreeportaal. De ontvangst van gasten door betoverende IJskoninginnen, een tovenaar die magische trucs brengt met ijs. Een door paarden voortgetrokken arrenslee of luxe limousine als ludiek vervoersmiddel tussen verschillende locaties. Dit soort details en verrassingen geven je evenement extra cachet. De mogelijkheden zijn net zo eindeloos als mijn creativiteit. We gaan tot het uiterste voor een WOW-effect.’
Als ervaren event organisator ontzorgt Sabine Scheepers bij de organisatie van de meest uiteenlopende evenementen. Ze is de eigenaresse van Double S Events, een full-service event bureau. Met Double S verzorgt zij decoratie & styling, teambuilding, energizers en entertainment voor iedere bijeenkomst.
Vlak bij het Drielandenpunt, Maastricht en Aken bevindt zich op een 18 hectare omvattend landgoed, daterend uit 1420, Kasteel Vaalsbroek. Omgeven door heuvellandschap waan jij je hier in het buitenland. ‘Na een evenement op Kasteel Vaalsbroek kun je ook heerlijk overnachten in één van de 130 sfeervol ingerichte, moderne hotelkamers,’ licht Marije toe. ‘Bij een event met bijvoorbeeld een internationale gastenlijst is het comfortabel dat ook overnachtingen meteen kunnen worden meegenomen in de voorbereidingen en de totaalbeleving.’
Op deze locatie zwaait Ralph Meinen de Food & Beverage scepter. ‘Na de grondige voorbereiding van Marije en Sabine kom ik in actie en voer ik de sfeer en beleving van het evenement door in de details van bijvoorbeeld de catering. Welk aperitief sluit naadloos aan op de doelstelling? Welke borrelhapjes illustreren het thema?’
Op het moment suprême is Ralph ter plaatse een vast aanspreekpunt, de hands-on kracht, operationeel, die zelfs als het moet nog houthakt om de vuurkorven brandend te houden. ‘De sense of arrival is cruciaal’, gaat Ralph verder. ‘En dat is meteen het meest spannende moment van een evenement. De gasten komen aan bij ons kasteel en stappen als het ware terug in de tijd. In een sprookjesachtige omgeving worden zij op een ludieke manier, in het kader van het thema, van harte welkom geheten. Vanaf dat ene moment wordt de sfeer bepaald.’
Het succes van een evenement zit in zorgvuldig uitgedachte details en als opdrachtgever voelen en weten in goede handen te zijn. Ralph: ‘Op locatie ben ik het aanspreekpunt en houd ik samen met de opdrachtgever de details scherp. Loopt een lezing uit? Dan zorg ik dat het vervolgprogramma aangepast is en de overgang soepel verloopt. Extra gasten voor de borrel? Geen probleem. Last minute dieetwensen? We spelen er direct op in en zorgen dat niemand ook maar iets te kort komt. Ik krijg energie van het toewerken naar een goedlopend programma. De gasten zien genieten, dat is mijn drive. We zijn één team, met één taak en één doel: een onvergetelijk event geven.’
Naast Kasteel Vaalsbroek heeft Bilderberg nog een bijzondere, authentieke kasteellocatie. Een parel in de Bilderberg collectie is het romantische Château Holtmühle in de Limburgse Maasvallei. ‘Genieten’, aldus Marije, ‘in een Middeleeuws decor maar met moderne faciliteiten, gemak en hedendaags comfort. Dit kasteel, met 66 hotelkamers, is exclusief te reserveren. Zo staat het hele kasteel tot je beschikking voor jouw event.’
'Als ik een programma zou mogen samenstellen voor een eindejaarsbijeenkomst, zou ik het baseren op een bijzonder event dat op Kasteel Vaalsbroek heeft plaatsgevonden. Dit programma bevat sfeervolle elementen die op ons kasteel perfect tot hun recht komen. De combinatie van het eten, drinken, winterse activiteiten en persoonlijk aandacht voor de gast maken dit een bijeenkomst die ook wij, als locatie, niet meer zullen vergeten.'
HET DRAAIBOEK
12.00 - 14.00 uur - Ontvangst met een winterse High Tea in het kasteel
14.00 - 17.00 uur - Winter Wonderland inclusief winterse activiteiten op de binnenplaats
16.00 - 18.30 uur - Mogelijkheid voor de gasten om gebruik te maken van kapper en visagie
17.00 - 19.00 uur - Uitgebreid aperitief met winterse hapjes
19:00 - 01.00 uur - Kasteeldiner en feestavond, met aansluitend een overnachting
‘Bij onze Bilderberg experts zijn jij en jouw evenement in goede handen’, vertelt Marije. ‘Dat komt omdat wij, als team, elkaar aanvullen en ook zonder woorden begrijpen.’ Sabine vult aan: ‘Een blik is genoeg, een gebaar zegt alles.’ Als een geoliede machine nemen zij al je zorgen uit handen. ‘Zodat ook jij, als organisator voor je bedrijf of onderneming, op ons kunt bouwen en vertrouwen en volop kunt genieten van jouw bijzondere jaarafsluiting,’
Verscholen in het Limburgse groen. In het middeleeuwse kasteel komen gastvrijheid en stijl samen.
Omringd door de glooiende heuvels van Zuid-Limburg vind je een historisch landgoed. Een stukje buitenland in eigen land. Een uniek decor voor bijzondere bijeenkomsten met de mogelijkheid om te overnachten. Hier komen gastronomie, historie en beleving samen. Welkom bij Kasteel Vaalsbroek!
Kan ik jou helpen met het samenstellen van een programma waar nog lang over zal worden nagepraat? Neem dan contact met mij op, ik deel mijn ideeën graag met je!'
