Creatieve oplossingen in uitdagende tijden

De afgelopen jaren is het organiseren van een bijeenkomst, congres of event aan verandering onderhevig geweest. Wat eerder bewezen best practices waren voor een succesvolle bijeenkomst, waren door maatregelen ineens niet meer mogelijk. Maar de behoefte om strategieën te bepalen, kennis uit te wisselen of samenwerking te versterken bleef. Als event organisator werd je extra uitgedaagd om creatief te denken en vastgeroeste patronen te doorbreken. En gelukkig kan dat op vele manieren!

Van live of online naar hybride events

Lang kenden we twee vormen van vergaderen; fysiek en online. Voor zakelijke bijeenkomsten had een fysieke ontmoeting bijna altijd de voorkeur. Logisch, want wanneer je met iemand aan tafel zit en in de ogen kan kijken, ontstaat er sneller een goede samenwerking. En wil je een grotere groep mensen in beweging krijgen, dan gaat dat doorgaans lastig van achter een beeldscherm. Online vergaderen bleef zo bij de meeste organisaties een alternatief dat alleen ingezet werd als het echt niet anders kon.

Totdat ‘echt niet anders kunnen’ de nieuwe werkelijkheid was. Op het moment dat heel Nederland verplicht thuiswerkte, ging heel Nederland online vergaderen. En we ontdekten daarmee ook de voordelen die het wél heeft. Zo biedt het de deelnemer de mogelijkheid om vanuit iedere locatie deel te nemen, is er veel interactie mogelijk en kan de meeting zelfs later teruggekeken worden.

Hybride events: de mogelijkheden

Een hybride event is een combinatie van een fysieke en een online bijeenkomst. De meest simpele vorm is een fysieke bijeenkomst die opgenomen wordt en live te volgen is vanuit huis of kantoor. Maar het kan ook interactiever. Stel bijvoorbeeld vragen tijdens de sessie, deel direct informatie of foto’s, breng je stem uit tijdens een poll of chat tijdens de break. Daarnaast is een hybride event niet alleen een oplossing om de thuisblijvers mee te laten kijken. Het is ook mogelijk om deelnemers in verschillende ruimtes of zelfs verschillende locaties deel te laten nemen. Zo volgt iedereen hetzelfde programma – met voldoende afstand – en is er meer betrokkenheid doordat je wel fysiek aanwezig bent. 

Dankzij de techniek zijn de mogelijkheden eindeloos. Zo was er recent in Hotel De Bilderberg een event waarbij de deelnemers in drie ruimtes waren verdeeld. De spreker was in iedere ruimte via een videoverbinding te volgen. Daarnaast rouleerde hij van zaal, zodat hij ook een deel van de presentatie live te zien was. Bij een ander event, waarbij 150 deelnemers verschillende presentaties zouden bijwonen, werd er gekozen voor een talkshow format, waarbij de sprekers goed in beeld werden gebracht en afgewisseld werden met eerder opgenomen video’s. Toeschouwers konden vervolgens via een liveverbinding, of bij een microfoon, vragen stellen en zich in de discussie mengen. Hierdoor was er juist meer interactie en vernieuwing in het programma dan oorspronkelijk het plan was.

Op afstand volgen: waar moet je aan denken?

Verschillende ruimtes in het hotel
Verwacht je meer deelnemers aan de bijeenkomst dan mogelijk is binnen de richtlijnen? Dan kun je ervoor kiezen om in hetzelfde hotel de groep te splitsen over meerdere vergaderruimtes. Middels een stream worden de ruimtes met elkaar verbonden, zodat iedereen mee kan kijken met dezelfde sessie.

*Tip: verdeel de spreker(s) over de verschillende ruimtes, zodat alle deelnemers wel echte interactie beleven met de spreker.

In verschillende hotels
Een andere mogelijkheid is om de deelnemers te verdelen over verschillende hotels. Kies je voor een aantal locaties verspreid door het land, dan besparen de deelnemers een hoop reistijd. Kies je voor diverse locaties bij elkaar in de buurt, dan kun je als organisatie sneller schakelen en bij meerdere locaties aanwezig zijn.

Vanuit de hotelkamer
Maak je tijdens de bijeenkomst gebruik van een overnachting? Laat dan een deel van de deelnemers aan de sessie meedoen vanuit hun hotelkamer. De deelnemers hebben alle rust om te focussen en tijdens de pauzemomenten hoeven ze niets te missen. Ze kunnen namelijk alsnog aansluiten bij collega’s om ervaringen uit te wisselen. Een snelle internetverbinding, een goede kop koffie met iets lekkers erbij en een lunch zijn ook prima te faciliteren in een hotelkamer.

*Tip: Switch de groepen in de middag, zodat iedereen zowel een plenaire sessie als een hotelkamersessie bijwoont.

Thuis of op kantoor
Natuurlijk kunnen deelnemers ook vanuit huis of kantoor meedoen aan de belevenissen van zo’n event. Maar eerlijk is eerlijk, wanneer je thuis de bijeenkomst bijwoont is dat toch anders dan wanneer je fysiek in het hotel aanwezig zou zijn. Deelnemers die namelijk niet fysiek aanwezig zijn, missen bijvoorbeeld al het lekkere eten en drinken dat er geserveerd wordt. Is thuis of op kantoor niet anders mogelijk, verras de deelnemers dan wel met een compleet cateringpakket aan huis. Zo genieten zij, net als de deelnemers op locatie, van iets lekkers bij de koffie, een goed verzorgde lunch en natuurlijk iets hartigs tijdens de borrel. 

Tips bij de organisatie van een hybride event:

• Kies een inspirerende locatie, zowel de locatie als de energie die het teweeg brengt bij de deelnemers zie je namelijk ook online terug;
• Maak gebruik van de kennis van een AV expert;
• Kies een goede virtual host (dagvoorzitter). Zeker wanneer je wilt schakelen tussen live en virtueel heb je een host nodig waarbij de energie goed overkomt op beeld. Daarnaast moet hij of zij in staat zijn om de interactie in goede banen te leiden.
• Rouleer de spreker(s) over de diverse ruimtes. Zo krijgen alle deelnemers op locatie de mogelijkheid tot echte interactie met hun spreker(s);
• Zorg voor een compleet communicatietraject richting de deelnemers zowel voor, tijdens, als na het event. Juist omdat het anders gaat dan anders is het goed om iedereen duidelijk te informeren en om alvast de stemming erin te krijgen;
• Maak gebruik van het materiaal dat je verzameld tijdens het event. Neem de sessies op, zodat je deze later nog kunt delen of maak van losse beelden een leuke after movie.