5 take aways om het beste uit je kick-off event te halen

Waar het om gaat is dat iedereen gemotiveerd en bevlogen naar huis gaat, vol zin om aan het nieuwe project te beginnen.

Deel deze pagina

In januari trappen we traditiegetrouw het nieuwe jaar af. Januari is ook bij uitstek het moment om nieuwe plannen, strategieën en projecten te introduceren. Hoe kun je dat nu beter doen dan met een succesvol kick-off event?

Een kick-off event zet de toon en bepaalt de koers voor de rest van het project. Met andere woorden: een goede kick-off draagt bij aan het succes van het project. Met deze 5 take aways helpen we je graag op weg naar een inspirerend en geslaagd kick-off event.

“#1 WANNEER KIES JE VOOR EEN KICK-OFF EVENT?”

Een nieuwe werkwijze. Een nieuwe vestiging. Nieuwe medewerkers. Een nieuw softwaresysteem. Een andere aanpak. Nieuwe producten of diensten… Er zijn zoveel redenen om een kick-off event te organiseren. Key is dat je in één klap de betrokken medewerkers/teamleden/klanten kunt informeren en vooral enthousiasmeren.

Het is in feite simpel: mensen gaan niet zomaar vanzelf aan de slag met iets nieuws. Ze gaan niet zomaar vanuit zichzelf dingen op een andere manier doen. Daar hebben ze een duwtje in de rug voor nodig. Hoe ga je dat voor elkaar krijgen? En hoe ga je ze ook nog eens super gemotiveerd maken? Door een onvergetelijke kick-off te organiseren.

“#2 WAAROM IS EEN KICK-OFF EVENT EFFECTIEF?”

Een kick-off event draait om het creëren van betrokkenheid, het opwekken van nieuwsgierigheid en ervoor zorgen dat iedereen begrijpt waarom het nieuwe project/aanpak/werkwijze zo belangrijk is. Tijdens de kick-off wordt uitgelegd wat het nieuwe project inhoudt en wat ieders rol daarin zal zijn. Een kick-off verschaft in één keer duidelijkheid: wat houdt het project in? Wat is het doel? Hoe gaan we dat doel bereiken? En wat kan ik doen om het tot een succes te maken? 

Succes bereik je niet alleen. Dat doe je samen. Met een goede kick-off krijg je alle neuzen in één keer dezelfde kant op. Aan het eind voelt iedereen zich medeverantwoordelijk voor het succes en heerst er een sfeer van ‘één voor allen, allen voor één’. Zo creëer je de perfecte basis voor een succesvol eindresultaat.

“#3 WAT ZIJN DE BELANGRIJKSTE INGREDIËNTEN VAN EEN GESLAAGDE KICK-OFF?”

Stel een doel

Wat wil je bereiken met de kick-off? Maak het zo tastbaar en meetbaar mogelijk. Bijvoorbeeld: aan het eind van de dag weet 90% wat zijn/haar nieuwe rol is en geeft meer dan 75% aan echt zin in het nieuwe project te hebben.

Beschouw de kick-off niet als het startpunt

Vóór het evenement kun - en moet - je ook al veel doen. Zoals belangrijke (saaie) informatie verstrekken en mensen alvast warm maken voor het event/project. Denk bijvoorbeeld aan het maken van leuke & interessante blogs of vlogs en het creëren van een speciale online omgeving vol relevante info. Of haal bijvoorbeeld vooraf interessante feedback op door medewerkers vragen en opmerkingen over het onderwerp te laten posten en gebruik dit als inspiratie voor het event.

Interactie is essentieel

Een kick-off event draait niet om het zenden van een boodschap en klaar. Om het belang van het project daadwerkelijk tot mensen te laten doordringen, moeten ze er onderdeel van zijn. Door het delen van inspiratie, mee te denken over het proces, oplossingen te bedenken voor eventuele uitdagingen, gaat het project ze in de vezels zitten. Denk bijvoorbeeld aan een visualisatieoefening: deel mensen op in groepen en laat ze nadenken over hoe het is als de plannen gerealiseerd zijn. Hoe ziet de onderlinge samenwerking er dan uit? Hoe komen we over op onze klanten? Welke hindernissen kunnen we tegenkomen en hoe gaan we die tackelen?

“#4 ZIJN ER NOG MEER SUCCESFACTOREN?”

Jazeker. Als je wilt dat mensen met een goed gevoel naar huis gaan, moet je ze eigenlijk al met een goed gevoel laten binnenkomen. Reserveer tijd om mensen met elkaar kennis te laten maken en om ze op hun gemak te stellen. Dit kan bijvoorbeeld door een leuke activiteit of spel. Maar ook een passende omgeving kan daar goed bij helpen. Denk aan een ruimte waar ze zich thuisvoelen of een mooie plek midden in de natuur.

Samen iets neerzetten

Een kick-off gaat over samen ergens voor gaan en samen iets neerzetten. Dat gevoel van saamhorigheid kun je snel naar boven halen door een teambuildingactiviteit in het programma op te nemen. Denk bijvoorbeeld aan een escape room of een activiteit in de buitenlucht; in ieder geval iets waarbij samenwerking de sleutel tot succes is.

Tour de Grotte
Alpaca Workshop
Escape The Room

#outofoffice

Leg gewicht in de schaal: organiseer het kick-off event niet op de zaak. Op de zaak heb je vaak niet de volledige aandacht van de mensen. Ze kunnen niet achter hun computer vandaan komen of blijven aan de telefoon hangen. Door te kiezen voor een locatie buiten de deur, maak je duidelijk dat dit een belangrijke en zelfs niet te missen gebeurtenis is. Het is trouwens verstandig om mobieltjes bij aanvang uit te laten zetten.

Professionele bureaus en eventcoaches

Er zijn professionele bureaus en eventcoaches die veel ervaring hebben met het neerzetten van een succesvol kick-off event. Ook kun je denken aan het inhuren van een ervaren dagvoorzitter of presentator die de dag stap voor stap begeleidt. Hangt er veel van het kick-off event af? Dan is het zeker zinnig om een professional in te schakelen.

“#5 HOE ZORG JE DAT ER NA HET EVENT OOK ECHT IETS MEE GEDAAN WORDT?”

Het is logisch om de dag af te sluiten - althans het officiële gedeelte van de dag - met het benoemen van het volgende:

  • Een korte samenvatting van het kick-off event; wat was het doel en is het doel bereikt?
  • Welke stappen zullen de komende tijd gezet gaan worden?
  • Wie krijgt welke rol toebedeeld?
  • Wanneer en hoe vindt de follow-up plaats? Dit moet uiteraard al vóór het kick-off event uitgebreid met de managers / teamleiders zijn besproken.

Zorg dat deze informatie ter plekke wordt vastgelegd, bijvoorbeeld op een grote whitewall of online. Zorg dat iedereen snel na het kick-off event over deze informatie kan beschikken.

Zoals gezegd: om de focus vast te houden, moeten de vervolgmeetings snel na het kick-off event worden ingepland, bijvoorbeeld per afdeling of per team.

Maar wat het allerbelangrijkste is: sluit het event af in een positieve sfeer!

Gezellig samen dineren of borrelen in een passende setting, al naar gelang het thema van de dag. Denk aan een stoere barbecue op een open plek in het bos of aan een romantische picknick of een bruisend muzikaal optreden of… de mogelijkheden zijn natuurlijk legio. Waar het om gaat is dat iedereen gemotiveerd en bevlogen naar huis gaat, vol zin om aan het nieuwe project te beginnen.

Meer verhalen